En lo que respecta a los comunicados de la era digital, ninguno comparte la ubicuidad de un correo electrónico bueno y anticuado. Todos participan en el correo electrónico. De hecho, de acuerdo con los datos recopilados por The Radicati Group, una firma de investigación de mercado centrada en la tecnología, colectivamente enviamos casi 270 mil millones de correos electrónicos por día . Escribir correos electrónicos es una parte tan complicada de la vida cotidiana que, como caminar, hablar y respirar, ya debería ser algo natural para todos. En otras palabras, no hay excusa para redactar un correo electrónico incorrectamente.
Y, sin embargo, muchos correos electrónicos están plagados de fallas. (Apuesto a que, de esos 270 mil millones, un sólido 260 mil millones entran en esta categoría). Líneas de asunto mansas, saludos falsos, elecciones de fuente mal aconsejadas, oh, y ni siquiera me hagas comenzar con el doble espacio ( o el guión doble). Sí, hay muchas cosas que puedes arruinar en el proceso de escritura del correo electrónico. Aquí encontrará los delincuentes más frecuentes y también aprenderá a solucionarlos. Donde no había excusa antes, realmente no hay excusa ahora. Y para obtener más consejos sobre la vida de oficina, aprenda las 25 formas geniales de conquistar el agotamiento de la oficina.
1 Estás cerrando sesión con cualquier cosa menos "mejor".
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Sinceramente Gracias Todo lo mejor de mi . O simplemente nada en absoluto. Hay innumerables firmas de correo electrónico para elegir. Pero al usar muchos de los comunes, como esos cuatro, corre el riesgo de ser demasiado formal, demasiado frío, demasiado falso o demasiado distante (respectivamente). Vaya a lo seguro al apegarse al mejor tiempo probado. Según Patricia Napier-Fitzpatrick, funciona para cualquier situación y aterriza justo en el centro del diagrama formal-informal de Venn. En resumen, es tu mejor apuesta.
2 Estás usando palabras extrañas en cadenas.
Una vez que se inicia una conversación, no hay necesidad de hola o querida o gracias o mejor . (Doblemente si trabajas en una oficina muy unida, donde la conversación es más que una simple necesidad de refrescar el agua). Saludos y despedidas simplemente abarrotan tu correo electrónico e interrumpen el flujo de la conversación. Comience cada cadena con ellos, sin duda, pero deséchelos tan pronto como pueda.
3 Estás superando el conteo de palabras.
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Según un estudio de 40 millones de correos electrónicos comerciales, realizado por la gente de Boomerang, la aplicación de productividad, los correos electrónicos de ventas tienen una extensión perfecta. Para una máxima eficacia, asegúrese de que su correo electrónico no tenga menos de 50 palabras y no más de 125. (Sí, eso incluye las cuatro o seis palabras que usa para hola y adiós ). Y para obtener más formas de dominar el arte de la electrónica mensajería, conozca los 17 trucos de correo electrónico Genius que mejorarán su vida.
4 Estás a doble espacio.
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Para envejecer instantáneamente, coloca dos espacios al final de cada oración. El doble espacio, una práctica que solo verá en estos días en correos electrónicos de abogados, médicos y sus abuelos, se originó como un mandato tipográfico en el siglo XIX. En aquellos días, la tinta podría mancharse, y los períodos podrían no llegar a la impresión final. El espacio extra sirvió como un colchón de claridad, por así decirlo, para asegurar que un lector supiera, con certeza, que una oración había terminado.
Una era digitalmente funcional no necesita el doble espacio en absoluto. De hecho, las editoriales, periódicos y revistas eliminaron gradualmente la práctica del doble espacio en la década de 1940 , después del advenimiento del Ejecutivo de IBM, una máquina de escribir de primer nivel. Amigos, es 2018. Deberían estar espaciando sus oraciones como. Esta.
No. Me gusta. Esta.
5 Estás en doble guión.
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El em-dash (uno de estos: -) es lo que estás tratando de hacer. Pulse las teclas shift, alt y guión (este: -) al mismo tiempo.
6 Está utilizando la firma móvil incorrecta.
Seguramente has visto algunas firmas de correo electrónico que merecen la pena, la mayoría de las cuales tienden a provenir de la multitud que siempre trabaja. ("Enviado desde el móvil. Por favor, perdona cualquier tpyos", es un clásico.) No hagas los mismos escollos. Si está disparando un correo electrónico desde la carretera, solo dígalo, literalmente. Según Ben Dattner, un entrenador ejecutivo, la mejor firma de correo electrónico móvil que puede tener es tan simple como: "Enviado desde el camino". Es claro, efectivo e incluso viene con la ventaja adicional de evocar un aire de despreocupación similar a Kerouac.
7 Estás copiando y pegando mal.
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Si está copiando texto de una fuente externa, por ejemplo, un documento de Word o una hoja de cálculo de Excel, querrá borrar cualquier formato antes de presionar enviar . De lo contrario, su texto aparecerá en la bandeja de entrada del destinatario todo mezclado. Para borrar el formato, si eres uno de los miles de millones de usuarios de Gmail, resalta el texto que necesitas borrar y presiona el pequeño cuadro "TX". Lo encontrará a la derecha de la barra de herramientas de opciones de formato. (Ese es el botón que se ve así: A. )
8 Definitivamente estás escribiendo mensajes OOO incorrectos.
Como aconseja Jane Scudder, profesora de la escuela de negocios de la Universidad Loyala de Chicago, hay un único formato a seguir cuando redactas un mensaje fuera de la oficina:
Gracias por tu email. Soy OOO desde el martes 12 de junio hasta el viernes 15 de junio sin acceso a correo electrónico. Si esto es urgente, comuníquese con. De lo contrario, responderé a todos los mensajes cuando regrese .
Para obtener detalles de nivel de atención, como si desea finalizar el mensaje en su último día o su primer día de regreso, o si debe incluir un número de teléfono o no, simplemente consulte nuestra guía francamente demasiado completa sobre el asunto.
9 Estás arruinando los archivos adjuntos.
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Nunca arrastre y suelte archivos adjuntos de imágenes en un correo electrónico. Durante el proceso, puede ver las dimensiones de la imagen o el tamaño del archivo, lo que significa que su destinatario podría recibir una versión de la foto con una resolución más baja (fea y pixelada). En su lugar, diríjase al ícono de clip de papel en su correo electrónico y busque y cargue el archivo de esa manera.
10 No estás hipervinculando.
Lanzar URL al azar en el cuerpo de un correo electrónico es feo, engorroso y, sobre todo, fácil de solucionar. Simplemente resalte el texto que desea hipervinculado, presione el comando K y pegue la URL en el campo que aparece. Entonces, su texto se verá así.
11 Estás usando demasiados períodos.
El lenguaje evoluciona con el tiempo, pero no solo me refiero a palabras con significados mercuriales o frases transitorias que se han perdido en la historia. La puntuación también cambia. Tome el período, por ejemplo. Durante siglos, significó que una oración ha terminado, y nada más. Estaba completamente desprovisto de cualquier sustancia o emoción más allá de eso.
Pero en estos días, como han señalado los investigadores de las universidades de Binghamton y Rutgers, terminar una oración en un período puede parecer, en el mejor de los casos, breve o, en el peor, enojado. (Aunque no necesita ciencia para decirle que cada "Eso está bien" o "No" que recibe se siente como un truco). Entonces, a menos que sea un correo electrónico formal, minimice el uso de su período. Use signos de puntuación menos duros (guiones, elipses, comas, dos puntos y punto y coma) para unir sus pensamientos.
12 Estás haciendo líneas de asunto todo mal.
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La mayoría de las bandejas de entrada de correo electrónico de escritorio cortan la visualización de la línea de asunto con 60 caracteres. Sin embargo, en los teléfonos inteligentes, esa pantalla se corta con un recuento de caracteres tan bajo como 25, dependiendo del dispositivo. (Las pantallas más grandes, como las del iPhone 8 Plus, mostrarán hasta 30 caracteres). Para garantizar que se lea toda la línea de asunto, mantenga las cosas cortas y dulces. Ah, y no te olvides de completarlo. Pocas cosas son más circunspectivas que recibir un correo electrónico "(sin asunto)" de un extraño.
13 Estás usando la fuente incorrecta.
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Helvetica es banal. Times New Roman es arrogante. Comic Sans es… solo, no. Al redactar correos electrónicos, manténgase en lo básico: Sans Serif. Es sencillo y fácil de leer. Además, la fuente se representa en cada navegador web, por lo que su mensaje se entregará según lo previsto, con toda la estilización de la fuente intacta (cursiva, negrita, subrayado, ese tipo de cosas), a su destinatario.
14 Estás metiendo todo en un párrafo.
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Agrupar todo el texto es antiestético y, dependiendo de lo que digas, desorganizado, hasta un grado confuso. Siga esta regla: cada párrafo debe tener un punto, y cada punto merece su propio párrafo (incluso si es solo una oración). Divide tu texto en consecuencia.
15 Estás haciendo errores tipográficos.
Eres mejor que eso.
Ari Notis Ari es editor senior, especializado en noticias y cultura.