Cada persona organizada jura por una herramienta confiable: la lista de tareas pendientes. Le da la estructura del día, lo mantiene a tiempo y le recuerda los plazos que se aproximan rápidamente. Pero a pesar de que la lista de tareas pendientes parece bastante simple: anote las cosas, márquelas, hay muchas, muchas maneras de estropear las cosas y sabotear su propio éxito.
Por ejemplo, si está utilizando su teléfono para realizar un seguimiento de los elementos incompletos, entonces ya está rompiendo una de las reglas cardinales de escribir una lista de tareas efectiva. Y si combina sus tareas pendientes con los objetivos de su lista de deseos a largo plazo, definitivamente no está haciendo las cosas bien. Aquí, hemos reunido los errores más comunes de la lista de tareas para que sepa qué evitar, todo en nombre de lograr el día más eficiente y eficiente de todos los días. Y para limpiar otros aspectos clave de su vida, no se pierda las 27 formas de ser un usuario de correo electrónico sin estrés.
1 Agrega tareas poco realistas.
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Claro, todos queremos hacer paracaidismo o ir a un safari africano algún día. Pero los objetivos a largo plazo como este pertenecen a su lista de deseos , no a su lista de tareas pendientes . Y sopesar su lista de deseos con estos objetivos inalcanzables solo lo abrumará y hará que sea más difícil lograr las tareas más simples a corto plazo. Además, como toda persona con Tipo A o Tipo A menos sabe, la sensación más insatisfactoria del mundo es no tener todo en su lista de tareas pendientes marcado, y desafortunadamente, es probable que no esté marcando "salto de 30, 000 pies " en cualquier momento.
2 Te extiendes demasiado delgado.
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Lo que quieres hacer y lo que puedes hacer son dos cosas muy diferentes, así que no inundes tu lista de tareas con docenas de tareas para hacer en un día. Con más tareas que tiempo, solo encontrará que su lista de tareas está causando ansiedad sin resultados finales beneficiosos. En su lugar, reserve un tiempo estimado para cada tarea (por ejemplo: descargue el lavavajillas, 15 minutos) para que pueda evaluar mejor lo que es realmente posible. Y para más formas de estar al tanto de las cosas, no te pierdas las 20 formas de postergar productivamente.
3 No priorizas.
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No todo en su lista de tareas es igual de prioritario, pero nunca sabrá qué es lo primero si no ordena las cosas según su importancia. Con todo en un grupo gigante, es posible que se pierda su reunión con latón superior porque se interpuso entre "lavar la ropa" y "recoger la limpieza en seco". En su próxima lista de tareas, use un sistema de numeración, con las cosas etiquetadas (1) como de suma importancia, (2) de importancia regular, (3) de importancia leve, y así sucesivamente.
4 No estás usando imágenes.
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Algunas personas responden mejor a las señales visuales, y para estas personas, puede ayudar crear una lista visual de tareas pendientes en lugar de la lista de verificación tradicional.
Entonces, ¿qué es exactamente una lista visual de tareas pendientes? Puede adoptar muchas formas y formas, pero una buena práctica a seguir siempre es delegar una cierta cantidad de espacio a un elemento dependiendo de su importancia. Por ejemplo, si un artículo debe completarse al final del día, debe dedicar un tercio de su trabajo a ese artículo solo para designar su nivel de importancia.
5 Lo estás llamando una "lista de tareas".
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El simple acto de etiquetar sus tareas como "por hacer" podría ser suficiente para disuadirlo de hacerlas. Si el simple hecho de pensar en una lista de cosas por hacer te pone nervioso, considera cambiarle el nombre a "lista de cosas por hacer". De esa manera, las tareas en cuestión no parecerán desalentadoras, y no se sentirá tan culpable si no marca todo de su lista.
6 Lo estás utilizando para aumentar tu autoestima.
Es bueno tener el hábito de hacer una lista de tareas cada mañana. Pero si solo estás haciendo la lista para sentirte mejor contigo mismo y no porque quieras ser más organizado y productivo, puede llegar a morderte el trasero.
"Las personas más productivas reconocen que una lista de tareas pendientes es un dispositivo para la priorización, pero solo si te esfuerzas por convertirla en un dispositivo que te obligue a pensar en tus prioridades", dice Charles Duhigg, autor de The Power of Habit . Para obtener formas reales y útiles de mejorar tu estado de ánimo, utiliza estos 75 trucos geniales para ser feliz al instante.
7 Escribes tu lista en la mañana.
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Puede parecer que está avanzando al escribir su lista de tareas por la mañana, pero en realidad puede resultar en un retraso, especialmente si tiene tareas con plazos anticipados. En su lugar, asegúrese de planificar su horario para el día siguiente antes de irse a la cama. Con su lista de cosas por hacer preparada y lista para usar, no pesará mucho en su mente mientras duerme, y podrá despertarse con una imagen precisa de cómo se ve el horario del día.
8 Escribe sus listas.
Siempre estamos en al menos un dispositivo en algún momento, por lo que es difícil resistir el impulso de escribir nuestras listas de tareas en nuestros teléfonos o computadoras y llamarlo un día. Pero los estudios han demostrado que escribir las cosas las hace más difíciles de recordar, por lo que es mejor invertir en un planificador y dedicar los cinco minutos adicionales a escribir todo a mano. Sin embargo, hay algunas formas en que sus dispositivos pueden ser útiles, como estas 20 cosas que no sabía que su teléfono inteligente podría hacer.
9 Usted enumera tareas con varios pasos como un solo elemento.
La tarea "hornear galletas" es un gran ejemplo de esto. Claro, la tarea final podría ser hornear las cookies, pero hay mucho más en este proceso. Además de hornear, deberá ir a la tienda de comestibles para recoger suministros, encontrar una receta y verificar en su despensa los ingredientes que ya tiene. Cuando se separan, estas son realmente cuatro tareas, no una, pero nunca lo sabrías al mirar "hornear galletas" en tu lista de tareas pendientes.
10 Usas signos de interrogación.
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Nunca ponga un elemento en su lista con un signo de interrogación al final. Si ese elemento se hace, entonces genial; de lo contrario, pasará a la lista del día siguiente. El uso de un signo de interrogación solo hará que una tarea parezca que no pertenece a la lista, lo que hace que sea aún menos probable que se realice de lo que ya era.
11 Aplazas las tareas que requieren esfuerzo.
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Nadie quiere esperar en la fila durante horas en el DMV o esperar en espera con la compañía telefónica con la esperanza de que un humano real responda. Pero posponer estas tareas durante días y días solo las hará más estresantes; después de todo, están en su lista de tareas por una razón. Y si luchas contra el estrés, prueba estos 12 trucos geniales para convertir la ansiedad en emoción.
12 Solo mantienes una lista de tareas pendientes.
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Muchas personas han tenido éxito al hacer también una lista de cosas que no se deben hacer. ¿Ejemplos de qué ponerse allí? No programe reuniones por la mañana. No olvide tomar descansos durante la jornada laboral. No aceptes asumir más de lo que puedes manejar. Muchos ejecutivos, como el inversionista Tim Ferriss, juran por este método y señalan que "lo que no haces determina lo que puedes hacer".
13 Abordas todo a la vez.
Trata de revisar lentamente las tareas de tu lista de tareas durante el día. De lo contrario, corre el riesgo de abrumarse con demasiadas cosas que hacer en muy poco tiempo, que es precisamente lo que una lista de tareas está tratando de evitar. Y si tiene dificultades con las habilidades de gestión del tiempo, pruebe estos 60 mejores trucos de productividad de 60 segundos.
14 Su lista de tareas pendientes está desorganizada.
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El propósito de una lista de tareas es hacer que su vida sea más organizada, lo que nunca sucederá si sus tareas se escriben al azar en notas adhesivas dispersas por su escritorio. Te beneficiarás de invertir en un cuaderno o un planificador donde todas tus tareas se pueden encontrar en un solo lugar. Y si necesita ayuda para limpiar su espacio de oficina, pruebe estos 20 Consejos fáciles para mantener su escritorio organizado.
15 No configuras recordatorios.
Con todo en su plato, no se puede esperar que recuerde todo en su lista de tareas pendientes y cuándo debe hacerlo. Es por eso que es vital establecer recordatorios, como notificaciones de alarma en su teléfono, para recordarle cuándo se acerca la fecha límite. (Y, por supuesto, ¡tu lista de tareas pendientes siempre debe estar cerca!)
16 No escribes nada.
No confíes en tu cerebro para recordar todo lo que hay que hacer. Cuando guarda sus tareas en la memoria, corre el riesgo de perder fechas límite y olvidarse de las tareas importantes por completo, así que solo tome el tiempo extra para anotarlas todas. Pero si quiere saber qué puede hacer su memoria, consulte estos 35 Datos curiosos sobre su memoria.
17 No estás usando las tres D s.
Las tres D , según la bloguera de Prioritized Living, Megan Nye, son: D eligen tareas que son innecesarias. D artículos elegantes que alguien más pueda manejar adecuadamente. Ofrezca actividades no urgentes para una fecha posterior. Nye dice que estas prácticas acortarán significativamente su lista de tareas y descargarán parte del estrés de su plato. Y para obtener más formas de ser productivo y sin estrés, pruebe las 20 mejores maneras de ser más consciente en el trabajo.
