Según un estudio de Workfront, un proveedor de administración basado en la nube, el empleado promedio de EE. UU. Tiene 199 correos electrónicos no leídos o sin abrir en su bandeja de entrada en cualquier momento. Si esa cifra suena alta, por suerte, y si suena baja, podría ser hora de darle una revisión completa a su estilo de comunicado. Sin embargo, lo más importante es que no tiene por qué ser así. Si bien el correo electrónico ahora se ha convertido en sinónimo de algo abrumador, lento y tedioso, no es demasiado tarde para estar a la altura de su facturación como un medio rápido, simple e indoloro de comunicarse entre sí.
La clave para administrar su bandeja de entrada, junto con la vigilancia, es conocer los trucos del oficio. El hecho es que hay un conjunto completo de herramientas de todo tipo que han sido desarrolladas a lo largo de los años por personas con correos electrónicos con ideas afines que solo intentan salir de su correo no leído. Pero antes de que pueda aprovechar estos trucos, convertirse en un cinturón negro de la bandeja de entrada, debe aprender cuáles son. Por lo tanto, sin más preámbulos, hemos reunido 17 de los trucos más ingeniosos, sin sentido y muy necesarios para ayudar a abordar los comodines de su bandeja de entrada de una vez por todas.
1 Juega el juego de correo electrónico.
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El juego de correo electrónico es un juego en línea que, después de iniciar sesión en su cuenta de correo electrónico, hace que administrar su bandeja de entrada sea divertido. Básicamente, se desplaza por sus correos electrónicos, solicitándole que tome medidas sobre cada uno de ellos a medida que el temporizador hace clic, manteniendo la puntuación en función de la cantidad de correos electrónicos a los que responde de inmediato en lugar de guardarlos para más adelante. Aunque el juego se puede pausar, permitiéndole acceder a sus correos electrónicos de una manera más serena, es una excelente manera de poner un poco de emoción y competencia en una tarea que de otra manera sería seca.
2 Racionalizar con ordenado.
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¿Alguna vez deseó que su cuenta de correo electrónico fuera más inteligente? Bueno, Sortd es algo así. Además de colocar sus cuentas de correo electrónico dentro de una página web más amigable para los ojos, también incluye características que lo ayudan a mantenerse al tanto de su carga de trabajo. Estos incluyen recordatorios, widgets que ayudan a optimizar su lista de tareas, e incluso una función de seguimiento que le permite ver cuándo se han abierto sus mensajes. También le permite compartir fácilmente dentro de un grupo, haciendo que los proyectos del equipo sean más fluidos.
3 Integre sus direcciones de correo electrónico.
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¿Alguna vez quisiste diversificar las cuentas de correo electrónico, por ejemplo, crear una cuenta social, comercial y personal, pero te preocupa que hacerlo haga que el cambio entre ellas sea otra tarea frustrante que abordar? No estás solo. Afortunadamente, Shift, una aplicación descargable gratuita, le permite integrar todas sus direcciones de correo electrónico en una ventana elegante y fácil de ver, haciendo que alternar entre ellas sea tan fácil como hacer clic en su panel táctil. Como beneficio adicional, también integra la funcionalidad de búsqueda, lo que significa que puede mirar a través de toda su obra de comunicaciones a la vez, especialmente útil para aquellas comunicaciones que residen en la frontera de negocios y personal.
4 Deshazte del cierre de sesión.
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En los primeros días del correo electrónico, el formulario era tratado como una carta física e incluía un saludo, un mensaje y un cierre de sesión. Sin embargo, ahora que todos se han visto inundados de correos electrónicos de una manera que seguramente no sería posible con el correo físico, las reglas han cambiado.
Por un lado, ya no es necesario cerrar sesión. Todavía se pueden usar para comunicaciones más formales y al presentarse, pero de lo contrario, no hay necesidad de tomarse el tiempo para decidir entre "Mejor" y "Con gusto". En pocas palabras, hemos pasado eso.
5 Ordene sus mensajes por prioridad.
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SaneBox es otro software útil que, aunque no es gratuito (los planes comienzan en $ 59 por año), podría valer la pena. Básicamente, le permite ordenar los correos electrónicos según su urgencia, incluidos "ahora", "más tarde" y, para aquellas notas que nunca necesitan ver la luz del día, "agujero negro".
6 Implemente el Método OHIO.
7 Manténgalo conciso.
¿Quieres enviar tus correos electrónicos más rápido? Intente limitarse a un número fijo de palabras en su respuesta. Si bien esto puede parecer irritante al principio, cuantas menos palabras emplees en tus comunicaciones, más tiempo tendrás en tus manos. Sin embargo, no permitas tu impulso de incluir palabras de cobertura como "tal vez" y "creo" para suavizar lo que podría parecer un lenguaje breve al principio; hacerlo puede hacerte parecer menos autoritario.
8 Guardar plantillas de mensajes.
9 Vacíe su basura al final de cada día.
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Vaciar la basura puede ser estresante; después de todo, una vez que se ha ido, se ha ido para siempre. Sin embargo, si un correo electrónico es realmente urgente y accidentalmente lo desecha, no se equivoque: la persona que intenta ponerse en contacto lo enviará nuevamente.
Mejor aún, vaciar la basura al final del día ayuda a asegurarse de que su correo electrónico sea bueno y esté vacío cuando lo revisa en la mañana, y puede reducir el temor que siente cuando abre esa bandeja de entrada al comienzo del día.
10 Use un indicador de fin de mensaje.
Poner EOM al final de una línea de asunto ("fin del mensaje") le dice a la persona que no es necesario abrir el mensaje: ya se ha transmitido la información necesaria. Es un gran ahorro de tiempo cuando se usa un correo electrónico simplemente como recordatorio. Úselo y anime a otros a hacerlo también. No tener que abrir un correo electrónico puede no parecer un gran ahorro de tiempo, pero se suma.
11 Elimina los mensajes que no leerás primero.
Antes de abrir nada, elimine los correos electrónicos que obviamente no valen su tiempo. Y teniendo en cuenta que hasta el 45 por ciento de todos los correos electrónicos son spam, pero no necesariamente llegan a su carpeta de spam, definitivamente vale la pena deshacerse de ese desorden. Al eliminar parte del pincel, hará que el resto de sus tareas de correo electrónico se sientan un poco menos estresantes. Y cuando se trata de estrés, cada bit que reduce cuenta.
12 Cree carpetas de archivos que se ajusten.
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La mayoría de las direcciones de correo electrónico vienen precargadas con algunas carpetas (bandeja de entrada, papelera, archivadas, etc.) y, a veces, incluso algunas especializadas, como viajes, personal o de negocios. Si bien estos son un excelente lugar para comenzar cuando se trata de la organización del correo electrónico, no deberían ser los únicos en los que confía para mantener sus mensajes organizados. Si bien aún puede usar las carpetas preexistentes, asegúrese de agregar las suyas para agilizar sus búsquedas. Haga carpetas para comunicaciones personales, contactos de relaciones públicas o incluso mensajes de la escuela de sus hijos y podrá retener la información importante que contienen sin dejar esos mensajes para obstruir su bandeja de entrada.
13 Establecer recordatorios.
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Boomerang es otra aplicación descargable que puede optimizar esa bandeja de entrada empantanada en poco tiempo. Inicialmente conocido como Baydin, el nuevo nombre es más apropiado para su función: permite a los usuarios arrojar correos electrónicos fuera de la vista, solo para que vuelvan cuando los necesite. La aplicación gratuita enviará mensajes en su nombre en fechas específicas, por ejemplo, para recordatorios semanales o facturas mensuales, y puede eliminar mensajes de su bandeja de entrada hasta que sea necesario tratarlos. Además, puede recordarle que haga un seguimiento de los mensajes que ya ha enviado.
14 Use accesos directos personalizados y respuestas enlatadas.
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No se puede negar que las respuestas enlatadas pueden sonar robóticas. Sin embargo, una respuesta enlatada personalizada puede ser una herramienta que ahorre tiempo y no sacrifique su personalidad. Observe sus comunicaciones pasadas para ver qué frases usa más y cree un documento de ellas para ahorrar tiempo. De hecho, para los usuarios de Gmail, esta funcionalidad está integrada: el programa de correo puede recordar las frases que usa con más frecuencia en sus mensajes y le permite insertarlas simplemente presionando la tecla Tab.
15 Eliminar después de reenviar.
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A veces recibimos correos electrónicos que no deberían ser dirigidos a nosotros en primer lugar. Tal vez sea para alguien más en la empresa, o el compañero de cuarto que paga las facturas de electricidad. De cualquier manera, debe estar frente a los globos oculares de otra persona, no a los nuestros. Sin embargo, en lugar de solo reenviar y olvidar, elimine toda la cadena después de pasar cualquier información pertinente. No es asunto tuyo, entonces, ¿por qué debería ocupar espacio en tu bandeja de entrada?
16 Haga uso de la función de archivo.
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Si su correo electrónico ya está cargado de mensajes en exceso, un buen primer paso es dar el paso y simplemente eliminar todo. La mayoría de las veces es probable que nunca lo trates en este punto, y la persona que estaba esperando una respuesta probablemente lo haya olvidado. Si no puede hacerlo, archívelo, es mejor que nada y lo acercará un paso más al mítico "buzón cero".
17 Anule la suscripción a las cosas que no lee.
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¿Alguna vez se suscribió a un boletín informativo, o alguna otra explosión de correo electrónico regular, solo para enamorarse de él y, sin embargo, continuar recibiendo mensajes que hacen poco más que flotar en el fondo de su bandeja de entrada? ¿Alguna vez has hecho eso 10, 20 o, no sé, 200 veces? Si es así, estás en buena compañía. Quizás es por eso que la aplicación gratuita, Unroll.me, se ha afianzado en el mercado. Después de la descarga, el algoritmo de Unroll.me reúne todas sus suscripciones de correo electrónico, lo que permite una fácil clasificación y / o cancelación de la suscripción. Además, su función "Rollup" ofrece un formato atractivo para leer los boletines importantes que le gustan. También es ilimitado: el servicio está disponible en todos los dispositivos.
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