Seis punto tres. De acuerdo con un estudio reciente encargado por el gigante tecnológico Adobe, cuántas horas pasan los estadounidenses, en promedio, respondiendo correos electrónicos todos los días. Dicho de otra manera: pasas un tercio entero de tu vida despierto pegado a tu bandeja de entrada, respondiendo a hilos de mensajes que, francamente, podrían ser eliminados en un chat de IRL de cinco minutos. Alguien tiene que ceder.
Afortunadamente, obtener ese algo para dar es, en muchos casos, tan fácil como presionar un botón. Al implementar una serie de tácticas probadas y verdaderas, puede reducir las horas que pasa en el correo electrónico a la nada. Solo piense: ¿cuánto tiempo ahorraría si nunca tuviera que descargar manualmente un archivo adjunto nuevamente? ¿O qué pasaría si pudieras retirar un correo electrónico enviado rápidamente del éter, ahorrándote el tiempo (y el pánico) dedicado a redactar un correo electrónico de "Lo siento, no quise enviar ese"?
Sí, todo este jujitsu de Internet es posible. Hemos reunido los 17 mejores hacks de correo electrónico que ahorran tiempo, mejoran la vida y aumentan la eficiencia a continuación. Así que sigue leyendo, porque ese destino de la bandeja de entrada cero te espera. Y para obtener más formas de aprovechar al máximo sus 6.3 horas, no se pierda 15 correos electrónicos comerciales abiertos en frío que lo diferencian.
1 Darse de baja masivamente.
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Es una buena apuesta que su bandeja de entrada esté tan abarrotada como un dormitorio para adultos mayores durante la final. También es una buena apuesta, que la mayor parte de ese desorden se debe a correos electrónicos diarios o semanales de minoristas, organizaciones y otros boletines en los que puede haberse suscrito a lo largo de los años. Al usar Unroll.me, puede rastrear todas las listas en las que puede estar, y cancelar la suscripción de cualquiera de las que ya no desea recibir información. De hecho, un editor de Best Life pudo usar Unroll.me para identificar 135 suscripciones. ¿Cuántos aparecerás? ¿Y de cuántos podrías prescindir?
2 Encienda los atajos de teclado.
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Todos conocemos los atajos de teclado básicos. (Comando- A : seleccionar todo. Comando- C : copiar. Comando- P : pegar. Etc.) Pero los usuarios de Gmail tienen la capacidad de activar un conjunto avanzado de accesos directos. Primero, vaya a la configuración. Haga clic en la pestaña general. A mitad de camino, verá una opción de atajos de teclado, desactivada de forma predeterminada. Actívelo y obtendrá acceso a estas sencillas pulsaciones de teclas:
- C : comenzar un nuevo mensaje
- Shift- C : comienza un nuevo mensaje en una nueva ventana
- D : comenzar un nuevo mensaje en una nueva pestaña
- F : reenviar un mensaje
- #: eliminar un mensaje
- Shift- I : marca un mensaje como leído
- Shift- U : marca un mensaje como no leído
- Comando S : guardar un mensaje
3 Y luego automatizarlos.
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Si tiene problemas para memorizar este compendio de atajos de teclado, Keyrocket, un complemento de Google Chrome, le recordará mientras escribe. (No invasivo, por supuesto). Y para obtener más formas de convertirse en una máquina de productividad, aprenda las 15 formas de duplicar su productividad en la mitad del tiempo.
4 Usa hashtags.
Sí, la herramienta organizativa de firma de las redes sociales también funciona para el correo electrónico. Agregue un hashtag o dos al final de su firma, la parte del correo electrónico que generalmente se corta, para que los destinatarios no vean ni juzguen su etiqueta "#workhardplayhard", para una búsqueda fácil. Simplemente escriba el hashtag en el campo de búsqueda en la parte superior de su bandeja de entrada y aparecerá cada correo electrónico codificado con él.
5 Habilite la opción "enviar".
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Todos hemos estado allí: redacta un correo electrónico, lo envía al éter e inmediatamente se da cuenta, oh no, que el mensaje no estaba listo para enviar. Resulta que puede recuperar sus mensajes desde el borde instalando un retraso útil. En Gmail, por ejemplo, vaya a configuración, luego general. Encontrarás el botón de deshacer como la quinta opción. Encenderlo. Puede seleccionar de un menú desplegable de intervalos de 10 segundos; dictarán cuánto tiempo tiene antes de que su mensaje sea enviado para siempre.
6 Configure esa función en 10 segundos.
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Un consejo: si usa el correo electrónico como un servicio de mensajería instantánea de facto, le recomendamos configurar el botón Deshacer en 10 segundos. De esa manera, sus respuestas no se enviarán con un retraso de medio minuto. No, 30 segundos no suena como mucho, pero digámoslo de esta manera: si su servicio de mensajería instantánea de elección (Slack, GChat, Facebook Messenger, ¡lo que sea!) Mantuvo todos los mensajes salientes durante tanto tiempo, sus contactos crecerían rápidamente.
7 O simplemente complete el campo "para" al final.
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Es un buen hábito adoptar, amigos. (Ver las dos diapositivas anteriores).
8 Use esta señal de cierre.
"Para un correo electrónico que comienza con un saludo de 'hola' o 'hola', un cierre como 'mejor' sería coherente", dice Patricia Napier-Fitzpatrick, fundadora y presidenta de The Etiquette School de Nueva York. "'Best', aunque usado en exceso, es uno de los cierres más seguros en general, porque es inofensivo y universalmente apropiado". Así es: a pesar de su uso excesivo desenfrenado, "Best" es la mejor forma de firmar sus correos electrónicos.
9 Y esta firma de correo electrónico.
Cuando esté de viaje, al menos, querrá renunciar a frases molestas y cursis ("Por favor, perdone cualquier error tipográfico". "Enviado desde mi procesador de 1.21 gigavatios". "Enviado desde mi iPhone, tenga en cuenta el entorno antes de imprimir. ") en lugar de algo simple, elegante, directo al grano:" Enviado desde la carretera ". Según Ben Dattner, un entrenador ejecutivo, revisa todas esas casillas y al mismo tiempo evoca un ambiente Kerouac-esque. No es de extrañar que sea la firma de un teléfono inteligente de correo electrónico que todos deberían tener.
10 Y este mensaje de fuera de la oficina.
Según Jane Scudder, profesora de la escuela de negocios de la Universidad Loyala de Chicago, cuando está completando un mensaje de fuera de la oficina, este es el formato que debe conocer:
Gracias por tu email. Soy OOO desde el martes 12 de junio hasta el viernes 15 de junio sin acceso a correo electrónico. Si esto es urgente, comuníquese con. De lo contrario, responderé a todos los mensajes cuando regrese .
Para obtener detalles de nivel de atención, como si desea finalizar el mensaje en su último día o su primer día de regreso, o si debe incluir un número de teléfono o no, simplemente consulte nuestra guía francamente demasiado completa sobre el asunto.
11 Cambiar la densidad de la pantalla.
Los usuarios de Gmail pueden elegir entre tres densidades de pantalla diferentes para su bandeja de entrada: cómoda, acogedora y compacta. La densidad de visualización no afecta más que cuánto espacio en blanco existe entre cada mensaje en la pantalla de su bandeja de entrada. Es poco más que una cuestión de preferencia, pero piense en términos de, bueno, un documento de término. Cómodo es como un espacio de doble línea, donde acogedor es un espacio de una sola línea, y compacto es similar al espacio de media línea.
12 No te olvides de archivar.
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Puede eliminar los correos electrónicos de su bandeja de entrada sin tener que eliminarlos por completo de la carpeta de la papelera. Al "archivar" mensajes individuales, se ocultarán inmediatamente de su bandeja de entrada y de todas sus carpetas. Pero aún puede rastrearlos, si es necesario, a través de la función de búsqueda. En Gmail, puede archivar instantáneamente los mensajes después de abrirlos haciendo clic en la pequeña "x" que aparece junto a la línea de asunto.
13 Sigue la regla de los dos minutos.
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Defendida por expertos en productividad de todos los niveles, la regla de los dos minutos es una forma segura de abordar el estrés relacionado con el correo electrónico. Así es como funciona: si puede responder y olvidarse de un correo electrónico en dos minutos o menos, responda de inmediato. Si no, déjelo a un lado para más tarde.
14 Lote sus respuestas por correo electrónico.
Para reducir la cantidad de tiempo que pasas pegado a la pantalla atrapada en intercambios de ida y vuelta aturdidores, designa los momentos de tu día como períodos de "respuesta por correo electrónico". (Tal vez sea una hora por la mañana y 90 minutos por la tarde. Tal vez sean tres horas después del almuerzo. ¡Lo que sea que funcione para usted!) Luego, solo responda los correos electrónicos durante estos plazos, y nunca fuera de ellos.
15 Limita tus correos electrónicos a 140 caracteres.
Sí, al igual que un Tweet (o al menos un Tweet de la revolución anterior a 280). Como Andrew Torba, el CEO de Gab, la red social, aconsejó en una publicación de Medium, es mejor mantener sus correos electrónicos lo más cortos posible. "Me gustaría ayudarlo a resolver el problema X. Sí, Y y Z sugirieron que nos conectemos. ¿Puede chatear?" No hay necesidad de saludos florales en absoluto.
16 Establecer archivos adjuntos para la descarga automática.
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If This, Then That (IFTTT), una aplicación de optimización de correo electrónico, puede ayudarlo a establecer un "idioma" específico, por así decirlo, que eliminará un montón de slog de tipo intermediario. Por ejemplo: si un correo electrónico entrante tiene un archivo adjunto, IFTTT lo descargará automáticamente a su Google Drive.
17 No responda a correos electrónicos fuera del horario de atención.
No es ningún secreto que los estadounidenses tienen un exceso de trabajo, y, como lo reveló el estudio de Adobe, gran parte de ese exceso de trabajo proviene de correos electrónicos frecuentes. Es por eso que, a principios de este año, los miembros del consejo de la ciudad de Nueva York presentaron un proyecto de ley que haría ilegal que las compañías requieran que los empleados revisen los correos electrónicos después del horario de atención. (Está inspirado en una ley actualmente vigente en Francia, donde las empresas con más de 50 empleados tienen que establecer pautas estrictas sobre el trabajo fuera del horario laboral, o de lo contrario se enfrentan a sanciones financieras).
Ari Notis Ari es editor senior, especializado en noticias y cultura.