Cuando se trata de correo electrónico, puede pensar que sabe todo lo que hay que saber. Después de todo, la mayoría de nosotros enviamos y recibimos un promedio de 121 correos electrónicos por día , según la firma de investigación de mercado de tecnología The Radicati Group. Pero a pesar de que es probable que pases una parte importante de cada día trabajando en tu bandeja de entrada, probablemente puedas aprender una o dos cosas. En realidad, hay un montón de reglas de etiqueta de correo electrónico que se eluden regularmente a usted y a muchas otras personas en su lista de contactos. ¿Quieres estar seguro de que estás siendo educado electrónicamente? Estas son las 17 reglas de oro del correo electrónico que probablemente no conocías, pero que debes saber.
1 Responda cada minuto que reciba un correo electrónico, incluso si necesita más tiempo.
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Nadie aprecia recibir una respuesta a un correo electrónico semanas después de haberlo enviado. De hecho, una encuesta de 2018 realizada por la firma consultora Toister Performance Solutions reveló que el 41 por ciento de las personas esperaba una respuesta por correo electrónico de sus compañeros de trabajo en menos de una hora. (¡Comience a redactar notas de disculpa para su departamento de contabilidad ahora!)
Por supuesto, algunas respuestas por correo electrónico te piden que revises tus pensamientos y redactes un mensaje medido. En esos casos, la solución es fácil: responda en minutos para que el remitente sepa que recibió su mensaje, pero necesita un poco más de tiempo para resolver las cosas. De esa manera, saben que has tenido en cuenta su correo electrónico y no los estás ignorando.
2 Use "Responder a todos" con precaución.
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Hay una diferencia crucial entre las opciones "Responder" y "Responder a todos". Y, sin embargo, muchos usuarios de correo electrónico lamentablemente no se dan cuenta de eso. En caso de que sea uno de ellos, sepa que cuando elige el último, cada destinatario que recibió el CC del mensaje original recibe su respuesta y, en la mayoría de los casos, no necesita inundar las bandejas de entrada de todos.
Estos mensajes masivos innecesarios son un flagelo, hay un término coloquial para describirlos: "Responder Allpocalypse". Entonces, la próxima vez que responda a un correo electrónico masivo, considere quién realmente necesita leer su respuesta: ¿toda la empresa o solo el remitente original?
3 Si desea una respuesta de alguien, no la CC.
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Cuando envías un correo electrónico a alguien en un correo electrónico, lo que significa que estás "copiando" al carbón, generalmente indica que quieres mantenerlo conectado en la conversación, pero no necesariamente estás buscando una respuesta de ellos. Y, como advierte el profesional en formación Dannielle Walz, el mal uso de la opción CC puede conducir a problemas de comunicación.
"Al incluir a sus colegas en muchos correos electrónicos, pueden comenzar a dejar de ver sus correos electrónicos como importantes y colocarlos directamente en una 'carpeta de referencia' o 'leer carpeta posterior'", escribió en una publicación de LinkedIn. "Esto puede llevar a que se pierda información importante en el futuro".
Entonces, si espera una respuesta de alguien, ponga su dirección de correo electrónico en el campo "Para" y use la función "CC" con moderación.
4 Entender cuándo y cuándo no usar BCC.
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El campo BCC es aún más complicado, evadiendo constantemente incluso a los usuarios de correo electrónico más experimentados. Pero vamos a desglosarlo: BCC significa "copia oculta", por lo que, si bien es similar a CC-ing, BCC-ing no muestra el correo electrónico de esa persona a otros destinatarios, lo que significa que nadie más en la cadena verá que usted incluido ellos.
Entonces, ¿cuándo está bien usar BCC? La revista Hillel Fuld of Inc. dice que es estrictamente para correos electrónicos masivos o cuando alguien te presenta por correo electrónico a otra persona.
"En cualquier otro caso, cuando envías un correo electrónico a alguien y a BCC a otra persona, estás siendo deshonesto, te guste o no", señala Fuld. "Está enviando un correo electrónico a la Persona X y sin que ellos lo sepan, dejando que la Persona Y escuche su conversación. La Persona X no tiene idea de que alguien más está leyendo este correo electrónico, cuando en realidad, también se lo envió en secreto a otra persona".
5 Use signos de exclamación con moderación.
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Es fácil colocar un signo de exclamación en sus correos electrónicos aquí y allá, pero trate de no acostumbrarse. Si bien históricamente se usan para indicar emoción, en un correo electrónico, los signos de exclamación pueden confundirse fácilmente con falsedad o agresividad pasiva.
"El uso del signo de exclamación innecesario en el correo electrónico puede destruir fácilmente el significado subyacente de su texto", explica Anna Verasai en HR Digest . "Úselo solo cuando necesite enfatizar algo que es importante. Piense en cómo su lector podría interpretar el mensaje cuando lo lea".
6 Sea cauteloso con su uso del humor.
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Todo el mundo ama un buen chiste de vez en cuando, pero debido a que el tono puede malinterpretarse cuando no corresponde en persona, es mejor dejar los chistes de sus correos electrónicos. "Reserve el humor para una llamada telefónica o en persona", escribió el profesor de redacción empresarial, David Silverman, en Harvard Business Review . "De esa manera, cuando hay un silencio aturdido en el otro extremo de la línea o en el otro extremo de la mesa de conferencias, podría decir: 'Creo que no te das cuenta de lo gracioso que me considero, y, dado eso, yo creo que voy a parar ahora ".
Pero en serio: un estudio fundamental de 2005 publicado en el Journal of Personality and Social Psychology reveló que, si bien los remitentes predijeron que sus destinatarios podían descifrar con precisión su tono el 80 por ciento de las veces, los destinatarios en realidad solo podían leer con precisión el 56 por ciento del hora.
7 Salta la jerga.
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Con el aumento de la mensajería instantánea, las formas abreviadas del idioma inglés se han vuelto más utilizadas, como "u" para "usted" o "quiero" en lugar de "querer". Pero, al igual que el humor a menudo no se mantiene cuando se trata de correos electrónicos, la jerga es un no-go similar. Según una encuesta de OnePoll, el 37 por ciento de las personas pensó que el uso de jerga en el lugar de trabajo era inaceptable, y el 55 por ciento dijo que omita el "jajaja" cuando se trata de enviar un correo electrónico a su jefe.
8 Presta atención a la línea de asunto.
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Las líneas de asunto son simples, pero necesarias. Y dado que la mayoría de los correos electrónicos se leen en dispositivos móviles, el 55 por ciento, de acuerdo con la empresa de entrega de correo electrónico Return Path, es importante identificarlos. Las líneas de asunto cortas, concisas y directas son las mejores. El propósito de su correo electrónico debe estar claramente establecido y debe limitarlo a cinco palabras o menos, porque los dispositivos móviles cortan cualquier palabra después de eso.
9 Incluya una firma.
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¿Alguna vez recibió un correo electrónico de alguien y se preguntó: "¿De quién es este?" Aunque la dirección del remitente puede darle algunas pistas sobre quiénes son, a veces no es suficiente. Una firma al final de su correo electrónico puede informar inmediatamente al destinatario de quién es usted, qué hace y cómo pueden contactarlo.
La gente de la agencia de marketing integrada Ocreative dice que tener un cuadro de firma de correo electrónico es "como entregarle a una persona una tarjeta de visita cada vez que envía un correo electrónico". Si aún no tiene una, agregue una firma que incluya su nombre completo, posición, número de teléfono, correo electrónico, sitio web y el logotipo de su empresa.
10 Recuerda BESAR (hazlo corto y simple).
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El método KISS es algo que a la mayoría de nosotros nos enseñaron en la escuela primaria, pero eso no significa que sea menos necesario más adelante en la vida. Boomerang, una aplicación de productividad de correo electrónico, investigó los métodos clave para obtener más respuestas por correo electrónico. ¿Su mayor comida para llevar? Es mejor escribir como si tuviera ocho años.
Su investigación encontró que los correos electrónicos que se escribieron en un nivel de lectura de tercer grado tenían un 36 por ciento más de probabilidades de ser respondidos que aquellos escritos en un nivel de lectura de la universidad.
11 Llama la atención sobre los archivos adjuntos.
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Los archivos adjuntos son a veces una parte necesaria del proceso de correo electrónico, pero debe saber muy bien cómo usarlos antes de adjuntarlos con abandono. En largas cadenas de correo electrónico, a veces pueden pasar desapercibidas o pasar desapercibidas, y los archivos adjuntos inesperados también tienden a abrirse porque los destinatarios desconfían de los virus electrónicos.
La mejor solución es llamar sus archivos adjuntos en el cuerpo de su correo electrónico. Grammarly dice que la mejor manera de notificar al destinatario sobre los archivos adjuntos es incluir un mensaje al final de su correo electrónico que diga algo como "He adjuntado" o "Consulte el adjunto para obtener más detalles".
12 Estandarice su fuente.
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Si bien jugar con estilos de fuente y colores puede ser divertido, no hay lugar para Comic Sans rosa brillante en el mundo profesional. Como resultado, el uso de fuentes es extremadamente importante cuando se trata de comunicación digital, de acuerdo con Colin Wheildon, autor de Type & Layout: Are You Communicating or Just Making Pretty Shapes? "Es posible impresionar a las tres cuartas partes de nuestros lectores simplemente eligiendo el tipo incorrecto", dijo a American Writers & Artists.
Entonces, ¿a qué fuentes debería apegarse cuando se trata de correos electrónicos? MageMail recomienda Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS o Arial.
13 Revisa todo.
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Al escribir un correo electrónico, es probable que se equivoque; después de todo, solo eres humano. Sin embargo, los errores no suelen pasarse por alto cuando se trata de correos electrónicos de trabajo. En una encuesta Grammarly de casi 2, 000 encuestados, el 67 por ciento dijo que no estaba bien hacer errores tipográficos en los correos electrónicos, mientras que solo el 6 por ciento pensó que era un error aceptable.
14 Ingrese la dirección de correo electrónico en último lugar.
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¿La forma más fácil de asegurarse de no enviar un correo electrónico antes de que esté listo o antes de que se haya eliminado cualquier error tipográfico? Espere hasta que todo esté en perfecto estado antes de ingresar la dirección de correo electrónico del destinatario. Como sabes, cometer errores por correo electrónico es uno de los más fáciles maneras de hacer una impresión equivocada.
"El problema no es solo la profesionalidad", dijo Karen Kessler, presidenta de Evergreen Partners, a Forbes . "Lo que está en juego es la reputación del empleado y la empresa u organización. Hemos visto que las malas decisiones de correo electrónico conducen a consecuencias negativas para el empleado (despido) y para la organización también: litigios".
15 Y verifique tres veces el nombre de su destinatario.
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Un gran error que debe evitar es escribir mal el nombre de su destinatario, así que asegúrese de verificar tres veces antes de presionar enviar. Muchas personas ven el acto de escribir mal un nombre como perezoso y desconsiderado, especialmente cuando la ortografía correcta está en la dirección de correo electrónico. ¿Qué debe hacer si accidentalmente comete ese error? Kathryn Shanley, propietaria de My Red Pen Editing, dice que una disculpa inmediata es la clave para mantener su credibilidad.
16 Para negocios profesionales, use una dirección de correo electrónico profesional.
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Si bien una dirección de correo electrónico personal está bien para usar cuando se corresponde con amigos o familiares, manténgala fuera del ámbito comercial profesional. Esto es especialmente importante en una situación de consumidor-vendedor. Una encuesta de GoDaddy realizada en 2016 a 1, 000 estadounidenses reveló que el 75 por ciento cree que tener un correo electrónico profesional es un factor importante para confiar en un negocio en línea, y el 33 por ciento dudaría de la legitimidad de un vendedor si usaran una dirección de correo electrónico personal.
"Nunca se olvida una primera impresión, ya sea en la vida real o en línea", dijo el director de producto de GoDaddy, Steven Aldrich, en un comunicado. "A menudo, su primera interacción directa con un cliente se realiza por correo electrónico, por lo que es muy importante buscar profesionalidad en este contexto".
17 Recuerde que cualquier cosa se puede compartir.
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Ya sea a través de reenvío, BCC o simplemente mostrando su teléfono a la cara de alguien, es importante recordar que cualquier cosa que escriba en un correo electrónico puede ser vista por alguien que no sea el destinatario previsto. Por lo tanto, toda su comunicación electrónica debe ser profesional y sin riesgos. Después de todo, los correos electrónicos pueden ser admisibles en la corte, por lo que es mejor no enviar nada que pueda ser usado en su contra más tarde. Y para obtener más formas de mejorar su vida laboral, consulte los 25 trucos geniales para trabajar de manera más inteligente y no más difícil.
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Kali Coleman Kali es editor asistente en Best Life.