Cuando Chris Flint consiguió su primer trabajo administrativo, como jefe de desarrollo de sucursales en Securities America, inmediatamente instituyó una reunión semanal de personal. ¿Y por qué no? Flint tenía la vista puesta en la oficina de la esquina, y controlar la productividad de su equipo era esencial para llegar allí. "Desafortunadamente, esa no era la forma de hacerlo", se ríe Flint, quien finalmente llegó a la misma conclusión que el humorista Dave Barry: que las reuniones son como los funerales: "Hay una reunión de personas que usan ropa incómoda y prefieren estar en otro lugar. La gran diferencia es que la mayoría de los funerales tienen un propósito definido ".
Solo para estar seguros, Microsoft encuestó a 38, 000 ejecutivos en todo el mundo y encontró consenso. Más de dos tercios consideraron que las reuniones eran improductivas e ineficaces. Flint solucionó su problema dividiendo su hora de actualización semanal en sesiones cortas con empleados individuales. Aquí le mostramos cómo maximizar sus propias asambleas de personal. Y si te encuentras en el otro extremo, como asistente y no como jefe, aquí hay 14 formas de conquistar tu próxima reunión, y tal vez terminar en la silla del jefe tú mismo.
1 límite de asistencia
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Aplique el mismo principio a las reuniones que al empacar maletas: cuanto más intente encajar, más difíciles de manejar serán. Como regla general, incluir participantes (tomadores de decisiones e implementadores clave), no observadores (personal no esencial), dice Muerte por reunión: una fábula de liderazgo… sobre la resolución del problema más doloroso en los negocios, autor Patrick Lencioni.
2 Crear una agenda
La desorganización es la mayor queja entre los trabajadores que asisten a reuniones de negocios, según una encuesta realizada por Opinion Research USA. Además de enumerar los temas que se tratarán, asigne un límite de tiempo a cada elemento. "Eso mantendrá el diálogo avanzando", dice Lencioni, quien también aconseja dejar que su personal establezca la agenda. "Si saben que la reunión será relevante para ellos, lo esperarán".
3 Inyecta un poco de drama
Las buenas reuniones, como las buenas películas, enganchan a su público en los primeros minutos. Ya sea que explique las consecuencias del exceso de gasto departamental o cómo la competencia está intensificando su juego, "es fundamental que la gente sepa lo que está en juego", dice Lencioni. Y use su lenguaje corporal para transmitir el punto: esa es una de las cuatro maneras de ser instantáneamente un mejor jefe.
4 Mantente en el camino
Idealmente, su agenda actuará como un navegador GPS, evitando que alguien se desvíe de su curso. Si no es así, aliente a las personas a hablar en los titulares, ofreciendo conclusiones primero y luego respaldando con hechos o detalles. Además, cree una lista que no esté en la agenda para los temas que están fuera de los límites en la reunión.
5 Seguimiento
Cuando se toman decisiones, establezca de inmediato plazos para que se lleven a cabo. "Una razón por la cual las personas consideran que las reuniones son disruptivas es que no ven resultados", dice Lencioni. "Su trabajo es mostrarles que las reuniones son cómo se hacen las cosas".
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