Mucha investigación le dirá que más dinero, además de cierta cantidad requerida para cubrir sus necesidades básicas y algo más, no necesariamente significa más felicidad. Pero, ¿sabes qué se traduce directamente en más felicidad? Más tiempo.
Un nuevo estudio publicado en el PNAS Scientific Journal encontró que el "tiempo de compra" (como delegar las tareas domésticas) en realidad condujo a una satisfacción de la vida considerablemente mayor.
Ahora, nunca te diríamos que alivies tu búsqueda de ese aumento, pero definitivamente te diríamos que intentes sacar más tiempo de tus días. En algunos casos, eso podría significar, literalmente, contratar a alguien para que haga las cosas que no quieres hacer. También podría significar repensar cómo aborda ciertas succiones de tiempo diarias, como el correo electrónico. Y puede significar cambiar la forma en que interactúa con sus colegas más cercanos, todo con el interés de ser un trabajador más rápido y efectivo, y luego tener más tiempo para usted. Siga leyendo para conocer las mejores formas de recuperar una hora completa todos los días. Y para obtener más consejos excelentes para hacer las cosas, aquí hay 15 formas de triplicar su productividad todos los días.
1 Encuentra tus puntos débiles inmediatamente
"Evaluar un día normal", dice Justin Lavelle, director de comunicaciones de Beenverified. "Esto significa escribir todo lo que haces, desde levantarte y brillar hasta la hora de dormir".
Anotar toda la rutina de la mañana y las distracciones te ayuda a notar cosas como deambular entre el baño y la televisión. Si trabaja desde su casa, observe si realiza repetidos viajes innecesarios al lavadero o la cocina.
"Siéntate y explota tus datos en busca de problemas", dice Lavelle. "Tal vez si no miraras la televisión de la mañana, podrías salir de la casa 15 minutos antes, lo que te pone un poco por delante del tráfico y así ahorrar otros 15 minutos más o menos".
Probablemente descubrirá que encontrar formas de optimizar su día con una hora no es tan difícil como podría parecer. Y aquí hay un consejo de un CEO líder sobre cómo duplicar su productividad de la noche a la mañana.
2 Establecer plazos anteriores
Llenamos el tiempo que tenemos. Si su jefe le da dos semanas para obtener un informe, es probable que use las dos semanas. Use esta tendencia para su ventaja estableciendo plazos para usted lo antes posible. Ofrezca terminar un proyecto para esta semana en lugar de la próxima y terminará con mucho tiempo de sobra. Si tiende a esperar hasta la última fecha límite posible para terminar los proyectos, parece que necesita algunos consejos sobre cómo evitar la dilación.
3 Convierta los correos electrónicos en tareas
Una de las mayores pérdidas de tiempo cuando se trata de correos electrónicos, es la forma en que miramos un mensaje y nos sentamos en él, debatiendo sobre la próxima acción a tomar. "Los correos electrónicos llegan cronológicamente, lo cual es un método de organización altamente ineficiente porque no tiene en cuenta la urgencia", dice Simon Slade, CEO y cofundador de la plataforma de ventas al por mayor SaleHoo.
Para ser más eficiente, debe extraer las tareas de los correos electrónicos y tomar medidas sobre ellas de inmediato o moverlas a una "lista de tareas" para cuando tenga la oportunidad.
"Al reducir el tiempo que pasa consultando el correo electrónico original para obtener instrucciones y lidiar con tareas menos vitales que acaban de aparecer en su bandeja de entrada, puede recuperar fácilmente una hora en su día", agrega Slade. El aumento de la economía del tiempo alivia sus nervios y aumenta su productividad. Hablando de correos electrónicos, diferencie el suyo aprendiendo las 15 mejores aperturas en frío de todos los tiempos.
4 Nunca ordene su correo electrónico
Es posible que tenga un grupo de carpetas en las que lanza cuidadosamente cada misiva. La verdad es que probablemente estés perdiendo el tiempo. IBM Research analizó los 85, 000 incidentes de 345 usuarios de revisar viejos correos electrónicos para tratar de encontrar una nota en particular. Los que no organizaron el correo electrónico encontraron las notas que buscaban más rápido que los que archivaron en carpetas. Y para obtener más trucos de correo electrónico, consulte la firma de un teléfono inteligente de correo electrónico que todo hombre debería tener.
5 Deja de escribir "Gracias"
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Los segundos y minutos dedicados a realizar tareas pequeñas, a menudo innecesarias, pueden sumarse a medida que se convierten en hábitos que se repiten muchas veces al día. Un buen ejemplo: enviar el correo electrónico adicional "gracias", "está bien" o "lo tengo" durante una correspondencia.
"La mayoría de las veces, simplemente se elimina y, a menos que alguien haya dejado caer la pelota en el pasado, no necesitamos un 'gracias' cada vez que enviamos un correo electrónico", dice Marcey Rader, experta en productividad y salud, oradora y autor.
En lugar de dar el paso adicional de escribir "gracias", tome la siguiente acción necesaria para esa cadena de correo electrónico en particular y comience a hacer avanzar el proyecto: es un mejor uso del tiempo de todos. Ahora, para obtener más formas geniales de mejorar su día laboral, aquí están los 10 mejores para combatir el estrés en el lugar de trabajo.
6 Deja de ser un colega de helicóptero
"No todos los mensajes requieren una respuesta y puedes confiar en tus colegas para saber qué hacer", dice Huib Maat de Pairfum, una casa de perfumería de nicho en Londres. "En mi opinión, esta es una solución simple para ahorrar una hora de tu día y enfocarte en áreas donde tu aporte realmente agrega valor". Y para más trucos profesionales excelentes, así es como los hombres inteligentes avanzan en el trabajo.
7 Subcontratar correos electrónicos
Reducir la verificación del correo electrónico es efectivo, pero puede valer la pena considerar contratar a otra persona para administrar sus correos electrónicos por completo. Suena loco, pero ese es el enfoque utilizado por Gene Caballero, cofundador de GreenPal. "Al recibir más de 500 por día, sabía que conseguir un asistente virtual era inevitable", dice.
No hay escasez de plataformas que ofrezcan la ayuda de asistentes virtuales y muchos tienen mucha experiencia en la clasificación de correos electrónicos, respondiendo a aquellos que necesitan una respuesta y filtrando solo los más importantes para que usted realmente responda.
Probablemente llevará algún tiempo entrenar a alguien exactamente qué hacer, pero eventualmente, la tarea se automatizará. Debe enseñarles cómo filtrar sus correos electrónicos, responder a los fáciles y marcar los mensajes importantes, con cualquier mensaje cuestionable que se le debe enviar para su evaluación.
"Tómese su tiempo y sea exigente", dice Caballero. "Es más una pérdida de tiempo tratar de entrenar a uno y luego darse cuenta de que no encajan bien que tomarse su tiempo para encontrar el perfecto". Pero cuando encuentre el ajuste adecuado, su bandeja de entrada estará muy automatizada y se acumularán ahorros de tiempo.
8 Externalizar otras tareas
No debe limitar la externalización solo a su correo electrónico. ¿Tiene investigación para un informe que matará medio día? Paga a alguien para que lo haga por ti. ¿Tu tarde sigue siendo devorada por armar una presentación? Use un servicio como Upwork o Fiverr para que otra persona lo cree, y tal vez incluso haga un mejor trabajo del que usted hubiera hecho.
"En la actualidad, muchas personas piensan que pueden hacer todo porque Internet pone la información a su alcance, pero los especialistas generalmente pueden hacer estas tareas más rápido (y mejor) que usted", dice Marina Krakovsky, autora de The Middleman Economy .
Un buen profesional le ahorrará tiempo que podría pasar haciendo cosas que disfruta o tareas clave que equilibran el costo de la subcontratación. La subcontratación lo hace más eficiente y le permite concentrarse en lo que hace mejor, aumentando su eficiencia y obteniendo al menos una hora extra al día. Para obtener más consejos excelentes en el lugar de trabajo, estas son las 6 mejores formas de obtener una promoción.
9 Calcula tu ROI
No tiene que ser abogado o consultor para conocer su tarifa por horas facturables. Tome nota del rendimiento de la inversión que genera durante una hora de su tiempo realizando diversas tareas y delegue cualquier cosa que no le genere los mejores dólares.
"Si he establecido que el valor de mi tiempo es de $ 450 por hora, y puedo contratar a alguien a $ 15 por hora para hacer una tarea que de lo contrario me estoy haciendo a mí mismo, y suponiendo que tarden tres veces más en hacerlo. Lo haría, me costaría $ 45 'comprar' una hora de tiempo que vale $ 450 para mí ", dice Stephen Davies, director ejecutivo de The Alternative Board. "Es un retorno de la inversión del 1000%, algo que simplemente no está disponible en muchos lugares de una empresa". Y para obtener más formas de aumentar su productividad, esta es la mejor manera de superar su depresión de la tarde.
10 Establecer un tiempo de licencia
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"Piénselo, ¿cuándo es más productivo? ¡El día antes de irse de vacaciones!", Escribe el consultor de rendimiento Simon Reynolds para Forbes . "¿Alguna vez te has preguntado por qué es así? Es el poder de tener un momento en el que sabes que simplemente debes salir de la oficina. Pero no es necesario que esperes las vacaciones, puedes usar esta técnica todos los días de trabajo, teniendo un tiempo de salida firme".
11 Crear una hora sin interrupciones
No todos pueden mantener todas las distracciones en silencio todo el día. Pero todos pueden crear una hora designada donde todas las interrupciones serán ignoradas y las notificaciones desactivadas.
"Dedique una hora en su día cuando no acepte interrupciones", sugiere Frank Buck, autor de Get Organized !: Gestión del tiempo para líderes escolares . "Deje que las llamadas telefónicas se envíen al correo de voz y ni siquiera piense en mirar el correo electrónico. Deje que los visitantes que ingresen esperen. Use esa hora para concentrarse en un trabajo predefinido que mueve la aguja. No se sorprenda si obtiene más hecho en esa hora que el resto del día combinado ".
12 Desactivar notificaciones
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"El hecho de que tengamos teléfonos móviles, iPads, correo electrónico, WhatsApp, etc., no significa que debamos responder a cada mensaje", agrega el Maat de Pairfum. "Existe el peligro de que la sociedad occidental moderna se convierta en 'pollos sin cabeza'". Sin embargo, es posible que deba aprender las 11 formas en que las personas inteligentes conquistan sus adicciones a los teléfonos inteligentes.
13 Agregar 20 segundos a las pérdidas de tiempo
Esto puede parecer contradictorio, pero la investigación ha encontrado que la mejor manera de reducir las actividades que hacen perder el tiempo es hacer que tarden más en hacerlo.
Shawn Achor, escribiendo en The Happiness Advantage , llama a esto "la regla de los 20 segundos". Como en el caso, agregar 20 segundos a las tareas que no debería estar haciendo es a menudo suficiente para hacer que se empeore en hacerlas. Cree un bloqueador de navegador que requiera que ingrese una contraseña para navegar por Internet. Aleje su estación de trabajo de la cocina de la oficina para que sea una molestia suficiente tomar medidas adicionales que reducirá sus viajes a la máquina de café.
14 Baje su "energía de activación"
La misma lógica funciona al revés: encuentre formas de facilitar su trabajo en tareas que no disfruta pero que son más importantes para su productividad. Como dice Achor: "Disminuya la energía de activación para los hábitos que desea adoptar, y aumente para los hábitos que desea evitar. Cuanto más podamos reducir o incluso eliminar la energía de activación para nuestras acciones deseadas, más mejoraremos nuestra capacidad para impulsar el cambio positivo ".
15 Aprovecha más tu mañana
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"La mañana es un tiempo de distracción limitada y puedes lograr mucho antes de que la persona típica se despierte", dice Jason Parks, presidente de The Media Captain. "No tiene correos electrónicos, reuniones o llamadas telefónicas que lo distraigan. Esta es una manera excelente y eficiente de comenzar el día".
Para que esta práctica funcione, Parks sugiere obtener su descanso óptimo a tiempo. "El truco es que tienes que irte a la cama temprano para poder dormir al menos siete horas. Si el horario acomoda este tipo de rutina, te sorprenderán las tareas adicionales (personales y laborales) que obtendrás hecho cada día ". Y para aprovechar al máximo su mañana, aprenda las 7 formas de hacer que su viaje sea la parte más productiva de su día.
16 No seas rápido, sé suave
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Centrarse en terminar las cosas rápidamente puede tener el efecto contrario. Mejor en lugar de poner su atención en lo "suave" que trabaja. Ese fue el hallazgo de la investigación que Oliver Burkeman analiza en su libro, El antídoto: felicidad para las personas que no soportan el pensamiento positivo.
"Deshacerse de los objetivos, o enfocarse en ellos de manera menos fija, a menudo también es la mejor manera de extraer resultados de los empleados… el equipo de boxes de Fórmula Uno con el que trabajó, a cuyos miembros se les dijo que ya no serían evaluados en función de la velocidad objetivos; en cambio, serían calificados por estilo ", escribe. "Instruidos para enfocarse en actuar 'sin problemas', en lugar de superar su tiempo récord actual, terminaron actuando más rápido". Y para mejorar aún más su rendimiento, aprenda las 15 técnicas para triplicar su productividad.
17 Llegue a la oficina solo media hora antes
A veces, eso es todo lo que se necesita para eliminar las tareas de alta concentración de tu plato.
"Tan pronto como comienza el día de trabajo" oficialmente ", los correos electrónicos y las llamadas telefónicas comienzan a llegar y puede parecer imposible eliminar algo de su lista", dice Stefanie Parks, fundadora de DermWarehouse. "Me gusta entrar a la oficina a las 6:30 o 7 am todos los días, ya que ese es siempre mi momento más productivo del día (y el único momento del día en el que realmente tengo paz y tranquilidad)".
18 Entrar en un "flujo"
"La mejor manera para que la mayoría 'compre' 60 minutos adicionales en su día es entrar en la zona focalizada que los psicólogos llaman 'flujo'", dice Scott Crabtree, director de felicidad de HappyBrainScience.com. "Flow es un estado mental extremadamente productivo en el que estás completamente concentrado en una tarea que es desafiante pero posible".
En este estado, puede obtener comentarios y no distraerse. Estás 100% enfocado durante al menos 20 minutos. Cuando logras alcanzar este nivel de concentración, la productividad, la creatividad y los resultados se disparan. Y para obtener más formas de aumentar su inteligencia, juegue a los 8 videojuegos que han demostrado ser una persona más inteligente.
19 Organícese de manera preventiva
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"Organízate para que no pases tiempo 'apagando incendios' que olvidaste que se estaban gestando", aconseja April Masini, experta en relaciones y etiqueta y autora de cuatro libros de consejos sobre relaciones. "Usa tu iCal. Usa las alertas de tu iPhone. Usa las herramientas que necesites para mantenerte organizado. Haz listas y márcalas. Cuando estás en la cima de tu juego, es menos probable que pierdas esos 60 minutos" "Espero ganar porque olvidó algo, tiene que dejar todo para remediar la tarea demasiado madura y pasar la próxima semana jugando para ponerse al día".
20 Mueva las reuniones sociales al fin de semana
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Similar a reducir la multitarea, mantener su vida social y laboral en bloques de tiempo cuidadosamente asignados que no interfieran entre sí puede abrir su semana. "Cancele sus almuerzos sociales, cenas y citas en el gimnasio durante la semana y resérvelos los fines de semana", aconseja Masini. "Esto le da múltiples 'horas encontradas' en su horario de lunes a viernes. La mayoría de las personas tienden a tomar café y cenar con amigos, en el trabajo. Cuando limite el tiempo de su amigo solo los fines de semana, descubrirá que tiene tiempo para otras cosas durante la semana ".
Su horario será mucho más flexible cuando no tenga las limitaciones de compromisos sociales fijos para definir sus días. Aunque no debes dejar que el trabajo interfiera con un buen bromance.
21 Crear espacios sin tecnología
"Haga que su habitación esté fuera del alcance de la tecnología", agrega Masini. "Sé que eso suena loco y subversivo, pero es una forma de encontrar tiempo para dormir, romance, meditación y simplemente descansar en tu habitación, lo que debería ser un santuario. Si necesitas usar la computadora o el teléfono celular, sácalo de el dormitorio, y entrénate para tener una habitación sin tecnología donde encontrarás tiempo libre sin tecnología ". Además, si hace que su habitación esté fuera del alcance de la tecnología, tendrá al menos 60 minutos reservados para las cosas divertidas. (Sí, estamos hablando de sexo).
22 Pase tiempo sin hacer nada
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"Se ha demostrado que el tiempo tranquilo para reflexionar, meditar, pensar estratégicamente o incluso tomar una siesta corta aumenta la productividad", dice Jeff Skipper, CEO de Peacebridge Performance Inc. "Sesenta minutos se pueden dividir en porciones más pequeñas tomadas durante el día. " Debe revitalizar su mente con la frecuencia necesaria en ráfagas cortas para prolongar la eficiencia de su jornada laboral y hacer más cosas.
23 Deja de surfear. Ahora.
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Debería haber establecido bloques de tiempo limitado para las redes sociales y la navegación para reducir las distracciones y mantenerse en el objetivo. "No navegue por la web", dice Heidi Pozzo, fundadora de Pozzo Consulting. "Pueden pasar horas cuando analizas un tema y te desvías a otras áreas. Resiste el impulso de abrir el navegador y busca un lugar favorito para una actualización rápida. Esto incluye las redes sociales. Date 15 minutos al día, no más de ese."
24 Limite sus reuniones
"Las reuniones deben ser solo para la toma de decisiones", dice Pozzo. "Las reuniones informativas deben cancelarse ya que la información puede compartirse de varias maneras que no incluyen reunir a un grupo de personas". Si hay una manera de evitar una reunión y distribuir la información necesaria digitalmente, debe aprovechar la oportunidad para ahorrar tiempo. Pero si está atrapado en una reunión, asegúrese de estar preparado: conozca las 11 formas en que las personas inteligentes conquistan las reuniones de negocios.
25 Deténgase con el mito de la multitarea
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La multitarea lo ralentiza y reduce su productividad a medida que su mente cambia constantemente de enfoque, evitando que entre en el estado de flujo.
"Poner el 100% de su atención en una tarea y luego pasar a la siguiente tarea es en realidad más rápido que dividir su concentración en varias tareas para que pueda hacerlas todas al mismo tiempo", dice James R. Nowlin, fundador y CEO de Excel Socios globales y autor de The Purposeful Millionaire: 52 reglas para crear una vida de riqueza y felicidad ahora .
Es sorprendente la cantidad de tiempo que pasará durante el día cuando deje de intentar hacer muchas cosas al mismo tiempo y se concentre por completo en el proyecto en cuestión. Y uno de los principales CEO de Estados Unidos está de acuerdo.
26 Stick con una pestaña
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Una buena regla general para asegurarse de que no esté realizando múltiples tareas es mantener abierta solo una pestaña del navegador a la vez. Cada vez que su cerebro mira hacia otro lado y considera algo diferente a la tarea en cuestión, incluida una de esas 85 pestañas que ha abierto a todo, desde la factura de su tarjeta de crédito hasta ese artículo sobre perezosos, la productividad se reduce.
"Puede pensar que es productivo con todas esas pestañas abiertas en su computadora, pero no lo es", dice la Dra. Kathrine McAleese, socióloga, psicoterapeuta y creadora de Mind to Win. "Hay un costo cada vez que tu cerebro tiene que cambiar y decidir y te está frenando. Este consejo solo te ayudará a completar las tareas más rápido y liberar tiempo en tu día".
27 Supertask
Si eres uno de los pocos que puede realizar múltiples tareas con éxito, estás listo para algunas cosas reales de nivel Jedi: aprender a "supertask", es decir, hacer dos o más tareas al mismo tiempo sin perjudicar tu rendimiento. "Supertasking implica ahorrar tiempo pero hacer dos o más cosas al mismo tiempo, y hacer ambas cosas bien", dice Srini Pillay, MD, psiquiatra de Harvard, investigador cerebral y autor de Tinker Dabble Doodle Try: Desbloquea el poder de lo desenfocado Mente "Los Supertaskers piensan y actúan como malabaristas. En el cerebro, hay neuronas que ven y guían".
Describe este tipo de multitarea efectiva como el cambio entre el pensamiento "en serie" o uno a la vez, y el pensamiento paralelo (dos o más al mismo tiempo). (Nota: solo el 2.5 por ciento de la población puede "supertask").
"Además, para las personas que pueden supertask, el centro de conflicto del cerebro (cingulado anterior) y el área que establece conexiones entre las ideas (corteza frontopolar) se reclutan de manera más eficiente que las personas que realizan una sola tarea", agrega Pillay. Para obtener la capacidad intelectual para abordar las supertasking, intente incorporar los 10 mejores alimentos para cerebros mayores de 40 en su dieta.
28 Brain Dump
Encontrar 60 minutos adicionales en el día se trata tanto de despejar la mente como del horario. Con este fin, todos los compromisos, proyectos y cualquier tarea pendiente que se les ocurra deben dejarse en papel o en un sistema de tareas que evite que ocupe espacio en el cerebro.
"Saca todo lo que estás tratando de recordar", aconseja McAleese. "Esa es una capacidad intelectual desperdiciada y distrae tu concentración y te ralentiza. Una vez que está en papel o en Evernote, no necesitas mantenerla".
Debería tener la costumbre de hacer agendas escritas con listas diarias y a largo plazo para quitar la carga de su memoria y darle más ancho de banda a su mente.
29 Mantenga corta su lista de cosas que debe hacer
Si bien todo debe estar contenido en papel o en listas de tareas pendientes en las que pueda tomar medidas, no necesariamente debe estar mirando la lista completa de todo lo que tiene que hacer. Las listas grandes pueden parecer insuperables y enviar a su cerebro a una espiral de pánico. En cambio, McAleese recomienda crear una "lista de cosas que hacer" a diario de dos a tres cosas "que debes hacer hoy".
Ella agrega que "una vez que los quitas del camino, puedes mirar tu cerebro volcado. Nuevamente, el propósito de esto es evitar la parálisis de lo abrumador". Si se encuentra estresado en su lista de tareas pendientes, asegúrese de aprender las 30 formas probadas y verdaderas de eliminar el estrés de su vida para siempre.
30 Repensa tu ritual matutino
"Establezca el tono al decidir que quiere despertarse y hacer que el día cuente, luego entre temprano, con silencio, meditación, desarrollo personal, ejercicio", aconseja McAleese. "Suena contradictorio quizás, pero establecer el tono incluso antes de comenzar es profundamente efectivo: donde fijas tu enfoque, tu energía sigue, así que decide ser productivo y haz que tus primeras acciones del día se alineen con eso. ¡El resto seguirá!"
31 Comience con lo peor
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"Es algo antiguo pero bueno: haz lo que menos quieres hacer primero y te impulsará durante el resto del día", dice McAleese. "El aumento de la productividad equivale a más tiempo libre para hacer cosas más divertidas sin culpa por esquivar la tarea que no quería hacer". Cuando terminas tus actividades menos atractivas, tu día se abre y puedes concentrarte en las tareas que disfrutas con más impulso y motivación. Sin embargo, si te encuentras con un montón de cosas que no quieres hacer, esa es una de las 20 principales señales de advertencia de que estás en el trabajo incorrecto.
32 siesta
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"De cinco a 15 minutos de siesta le dará una o tres horas de mayor claridad en su día", dice Pillay, señalando investigaciones que respaldan estas afirmaciones. "Como resultado, puede trabajar más rápido y también eliminar el tiempo más rápido en el proceso".
Tomar una siesta, cuando se hace bien, puede aumentar su claridad y aumentar la eficiencia de su tiempo durante el resto del día; se sentirá como si hubiera creado un día completamente nuevo. Por supuesto, si no eres una siesta, prueba la mejor manera de aumentar tu energía por la tarde.
33 Soñar despierto en un yate
Del mismo modo que tomar una siesta de la manera correcta puede agregar una explosión de energía a su día y ganarle tiempo extra, dejar que su mente divague puede aumentar sus capacidades, si sueña con las cosas correctas.
"En la década de 1950, Jerome Singer descubrió que no todo soñar despierto es malo", dice Pillay. "Descansar en un sueño o reflexionar sobre los errores no son útiles, pero el soñar despierto positivo y constructivo es útil. Planifique hacerlo mientras hace algo discreto. Primero, imagine algo deseoso y positivo (como estar en un yate), luego deje que su mente deambular. Te hará más creativo y revitalizará tu cerebro también ".
Este tipo de sueño positivo puede aumentar su impulso y ayudarlo a establecer objetivos motivadores al visualizarlos. Como sucede, soñar despierto es una de las 11 formas aprobadas por el médico para conciliar el sueño más rápido por la noche, por lo que esta es una habilidad que debes dominar.
34 Conéctese con la naturaleza
"Salir y conectarse con la naturaleza puede marcar una gran diferencia en la productividad", dice Amisha Klawonn, fundadora de Centered Mama, una compañía de educación para el bienestar de profesionales ocupados. Incluso se ha descubierto que una breve caminata y algunas respiraciones profundas alrededor de un entorno natural aumentan la energía de una persona. Hablando del aire libre, aquí está el equipo que necesita llevar en su próximo viaje de campamento.
35 Automatiza tu bandeja de entrada
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La automatización de las funciones de correo electrónico de rutina, la creación de plantillas y el uso de herramientas de clasificación pueden ayudarlo a liberar tiempo en su día. "Conozca todo acerca de su bandeja de entrada, por ejemplo, use filtros de búsqueda para evitar que tenga que archivar sus correos electrónicos", dice Rhys Green, director de operaciones de O2E Brands. "El reenvío automático de correos electrónicos recurrentes que no siempre necesita mirar le ahorrará entre 10 minutos y 50 minutos al día, dependiendo del volumen de correo electrónico y el proceso actual".
36 Aproveche los archivos de firma
Un truco de eficiencia específico sugerido por el fundador de Great Internet Marketing Training, Tom Antion, es aprovechar los archivos de firma. La mayoría de las veces se usa para incluir automáticamente su información de contacto (teléfono, sitio web, etc.), puede hacer mucho más con estos, proporcionando respuestas rápidas a todo tipo de consultas comunes y ahorrándole el tiempo de escribir las mismas respuestas una y otra vez.
"Lo que la mayoría de la gente no se da cuenta es que los archivos de firma no tienen que usarse para su información de contacto", dice Antion. "Probablemente tengo 200 o más firmas con respuestas a las preguntas que recibo todo el tiempo. Mi regla general es que si recibo una pregunta más de una vez, hago que la respuesta sea un archivo de firma".
Ayuda si tiene un proveedor de correo electrónico que permite archivos de firma ilimitados como Outlook, pero la mayoría de los proveedores de correo electrónico tienen alguna versión de firmas. Crear una biblioteca de respuestas automatiza una parte de su comunicación ahorrándole toneladas de tiempo.
37 Haz que otros vayan al grano
"Los excursionistas son las personas sin enfoque", dice Robyn Tingley, experimentada ejecutiva corporativa de recursos humanos Fortune 100, formadora y autora de 10 Essentials for the Motivated Millennial: A Guide to High Performance for New Grads and Career Starters . "Pierden el tiempo y no van al grano. Está bien escucharlos por un momento porque hay que respetar que están tratando de transmitir algo y pueden estar pensando en voz alta. Pero si no tienes tiempo para participe, intente esto: "Puedo ver que todavía está tratando de resolver este problema. ¿Por qué no reservamos 15 minutos una vez que haya tenido la oportunidad de reunir sus pensamientos y elaborar un plan de acción? Entonces ser capaz de aumentar su lluvia de ideas y tratar de darle algo de estructura "." Debería tener el control de su tiempo y no permitir que personas fuera de foco reduzcan su productividad. Así que definitivamente aprenda cómo evitar el gab-master de la oficina.
38 Cortar chismes
"Los chismes frívolos no sirven de nada, y si te involucras con la fábrica de rumores, en realidad erosionará tu credibilidad además de perder tu valioso tiempo", agrega Tingley. "Me gusta cerrar los chismes de esta manera: 'No presto mucha atención a ese tipo de cosas. Todos tenemos diferentes intereses y objetivos en la vida. Tenemos que respetarlos y mantenernos enfocados en el trabajo y en entregar resultados para el organización.' Practique estas declaraciones un par de veces y se sorprenderá de lo efectivas que pueden ser ".
Aislarse de este flujo de información contraproducente lo ayuda a concentrarse y aconseja a las personas que no se acerquen a usted con chismes nuevamente.
39 Cortar el viaje
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Una forma obvia de comprarte una hora es quitarte el viaje. El trabajo remoto permite flexibilidad y elimina los desplazamientos con los que la mayoría de los profesionales tienen que lidiar. Ahorra mucho tiempo y molestias si su oficina está en su hogar. Por supuesto, conseguir que un empleador esté de acuerdo con su trabajo a distancia puede ser un desafío.
"Una estadística increíble que nos llamó la atención es que, de acuerdo con Globalworkplaceanalytics.com, el 50% de los empleos en EE. UU. Son compatibles con arreglos de trabajo remotos, y el 80% de la fuerza laboral dice que les gustaría trabajar de forma remota al menos a tiempo parcial, pero solo El 7% de los empleadores hacen que el trabajo flexible esté disponible para la mayoría de los empleados ", dice Robert McGuire, editor de Nation1099. He aquí por qué trabajar desde casa dos días a la semana duplicará su productividad.
40 Completa una tarea durante tu viaje
41 Tire de un "Walk-and-Talk" de Aaron Sorkin
"He descubierto que la mejor manera de 'comprar' una hora extra en su día es caminar y celebrar una reunión al mismo tiempo", dice Deborah Sweeney, CEO de MyCorporation. "Salgo a caminar con dos líderes (finanzas y operaciones) y repasamos los temas en lugar de discutirlos en la oficina. Esto nos permite hacer ejercicio, respirar aire fresco (literal y figuradamente) y lograr los temas que es necesario discutir. También, obviamente, nos permite escabullirnos en una hora más o menos de ejercicio mientras trabajamos ". Experimentar con enfoques innovadores para ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia es una excelente manera de refinar la estructura de su día.
42 Multitarea tu cuerpo
Si bien la multitarea es una receta para la ineficiencia, hay una excepción: combinar lo físico con lo intelectual. "Soy un corredor entusiasta y siempre lucho por hacer mi trabajo, pero tengo numerosas llamadas en conferencia durante el día y muchas son las que escucho", dice Charly Laura Rok de la Asamblea Edelman. "Ahora aprovecho esas llamadas y uso mi teléfono celular para marcar, poner un auricular y el teléfono en silencio… y listo: ¡Una hora para hacer dos cosas! Misión cumplida, y 60 minutos adicionales en el día." Si eres de los que lucha por encontrar tiempo para hacer ejercicio, aquí está nuestra guía para mantenerte en forma mientras estás ocupado.
43 Coma mientras trabaja
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"Es importante tener una vida social en el trabajo y mantener buenas relaciones con tus compañeros de trabajo, pero de vez en cuando trata de almorzar en tu escritorio mientras trabajas", dice Callis "En lugar de unirte a los demás en la sala de descanso, pasa el tiempo trabajar y llegar a casa una hora antes ". Y si puede, asegúrese de que su almuerzo contenga algunos de los 25 alimentos que han demostrado mantenerlo joven para siempre.
44 Adapta tu tarea a tu nivel de energía
Nada mata el tiempo más que quemar tu mejor energía haciendo tareas mundanas o tratando de lidiar con un proyecto de alto nivel cuando tu cerebro solo funciona al 70%.
"Cada tarea requiere atención completa, atención o no atención", dice Nancy Gaines, CEO y fundadora de Gain Advantages, Inc. "Si intenta hacer una tarea de 'atención completa' como resolver un problema altamente complejo cuando su energía es desvaneciéndose o incluso eliminada, la tarea tomará mucho más tiempo e incluso puede estar llena de errores. En su lugar, realice las actividades de atención 'algunas' o 'no' (leer correos electrónicos, depurar archivos) cuando su energía sea baja y ahorre las actividades más difíciles para tu hora de poder ".
Debe mapear sus bloques de tiempo de rendimiento máximo y dedicarlos a tareas clave mientras deja las horas lentas para actividades rutinarias.
45 Registre su tiempo y aprenda de él
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Es posible que no sepa de antemano cuándo son sus tiempos de energía más altos o más bajos, por lo que valdrá la pena tener una idea de cuánto está haciendo de una hora a la siguiente al rastrear sus días durante una o dos semanas. "Lo hace siguiendo su horario todos los días, teniendo en cuenta las interrupciones, las crisis, etc.", dice Gayle Carson, autor de Big Ideas for Your Business , Winning Ways y How to Be an SOB . "Al mantener un registro de tiempo durante dos semanas, verá dónde está perdiendo el tiempo, quién lo interrumpe (y son las mismas personas todo el tiempo), lo que sigue mostrando su cabeza fea, etc. Realmente funciona".
Una vez que tenga los datos, puede tomar medidas para mover las cosas y optimizar su programación para que experimente menos interrupciones y un trabajo más enfocado.
46 Protege tu hora de energía
"Todos tienen una hora del día cuando están en la zona", agrega Gaines. "Durante esta hora, el trabajo se completa sin esfuerzo y con facilidad. No malgastes tu Power Hour en reuniones o tareas mundanas que agreguen poco valor. Úselo para la tarea más difícil que requiera toda su atención".
Debe bloquear estos 60 minutos en su calendario y evitar interrupciones para aprovecharlo al máximo. Si no utiliza todo el potencial de esta hora, sus días se alargarán y a menudo se sentirá frustrado por no haber hecho más. Esto, a su vez, puede estresarlo, así que asegúrese de practicar los 10 mejores destructores de estrés sin ejercicio.
47 Tomar decisiones temprano
"Tome una decisión por la mañana sobre cuáles son sus tres prioridades principales para el día y luego no piense en eso nuevamente, solo concéntrese implacablemente en lograrlas", agrega Green de O2E Brands. "Terminar una tarea y luego tratar de decidir qué vas a hacer a continuación consumirá un montón de tiempo y cuanto más tarde en el día empeore la decisión que tomes será. Toma la decisión una vez, luego ve por conseguirla hecho."
Debe tener un plan fijo para su día, de modo que pueda concentrar sus mejores horas en el trabajo concentrado en lugar de organizar su mente.
48 Planifica la noche anterior
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Si no eres una persona madrugadora, puedes reducir el tiempo que pasas cambiando el enfoque a la hora antes de acostarte. Es importante tener un plan para el día siguiente y prepararse para un flujo óptimo de actividades. "Una cosa que comencé a hacer la noche anterior fue tomarme 30 minutos para sentarme y escribir activamente y planificar qué es exactamente lo que necesito hacer al día siguiente", dice Dimitri Villanuerva, presidente de la compañía de análisis de laboratorio My Lab Fax.
Eso incluye su breve lista de cosas que debe hacer para el día siguiente, pero también puede significar colocar ropa de entrenamiento si comienza su día corriendo, configurando su cafetera y tomando nota de las pequeñas tareas que pueden desviar su atención de la concentración. trabaje y reduzca su productividad.
"Lo que termina sucediendo es que tiendo a sentirme mucho más concentrado y ahora logro más en tres horas que en tres días", agrega Villanuerva. "Me estoy ocupando de mi marketing en redes sociales, llegando a organizaciones que se beneficiarían de mis servicios, resolviendo problemas de servicio al cliente, planificando futuras mejoras con nuestro departamento de TI, investigación de palabras clave y desarrollo de contenido, todo antes de las 8 am". Sin embargo, para ser una persona mañanera, consulte nuestro plan de cinco pasos para convertirse en una máquina de entrenamiento matutino.
49 Planifique su semana el domingo
"Para mí, todo se reduce a organizar mis días todos los domingos", dice Grayson Lafrenz, CEO de Power Digital Marketing. "Los domingos, organizo mis tareas en Asana, correo electrónico y, más que nada, mi calendario. Me aseguro de que todas mis reuniones críticas estén programadas y que todas las cosas con plazos estrictos tengan tiempo dedicado en mi calendario para asegurar que no pase tiempo tratando de averiguar qué hacer a continuación durante la semana, pero tener un plan de juego claro para mis principales prioridades ".
Cuando sus prioridades e hitos clave son estructura, puede concentrarse en hacer el trabajo y dedicar su tiempo productivamente.
50 Haga una cita con usted mismo
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Del mismo modo que no permitiría que un correo electrónico lo distraiga mientras mantiene una conversación importante con su jefe, debe tratar su tiempo de trabajo de calidad con el mismo nivel de seriedad.
"Haga una cita con usted mismo y hágalo", dice Lynn Berger, una consejera de carrera y coach especializada en ayudar a las personas a aprovechar al máximo sus vidas y sentirse satisfechas. "Una hora podría estar presionando, así que intente dos períodos de media hora durante el día. Piense y planifique cuidadosamente cómo y cuándo podría ser más exitoso. Prepárese para el éxito bloqueando los tiempos que probablemente sucederán. También, intenta crear un tiempo de transición entre el trabajo y el hogar ".
51 Pomodoro
La técnica Pomodoro es un método de gestión del tiempo desarrollado por Francisco Cirillo a fines de la década de 1980 y muchas personas con mentalidad de eficiencia continúan jurando. "Básicamente, es un proceso en el que me concentro en el trabajo durante 25 minutos seguido de un descanso de cinco minutos", dice Sydney Liu, cofundadora y CEO de Commaful. "Hay varios estudios sobre cómo esto aumenta la productividad". Este es también el método que el CEO más apto de Estados Unidos implementa para duplicar su productividad.
52 Usa la matriz de Eisenhower
"La matriz se divide en cuatro cuadrantes: importante y urgente, sin importancia y urgente, importante y no urgente y no importante y no urgente", dice Chelsea Quint, entrenadora de salud espiritual y felicidad.
Al asignar cada tarea en una de esas categorías, puede priorizar mejor su día y centrarse en las tareas que necesitan más atención. Esto funciona mejor que mucho para hacer listas que pueden conducir a una abrumadora e indecisión. Esta técnica puede entrenar tu mente para ser más eficiente y productivo con tu tiempo.
53 Planificar adecuadamente
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Ser tan diligente como sea posible en la etapa de planificación lo prepara para la mayoría de los resultados y lo hace más efectivo durante la ejecución. "Planifique cada proyecto cuidadosamente", dice Nowlin. "Un buen plan hace que todo sea más fácil y más eficiente. Comuníquese adecuadamente: los mensajes confusos y confusos inevitablemente causarán demoras".
La planificación adecuada incluye el cálculo de demoras y posibles pasos en falso y cómo manejarlos de manera eficiente. Cuanto más preparado esté, menos tiempo perderá.
54 Confía en tu intuición
"¿Cuántas veces has tenido la respuesta correcta y es la misma respuesta que sabías desde el principio?" pregunta Christine Mann, propietaria y presidenta de Mann Consulting, LLC. "¿Qué tal si sabes que tienes razón pero pasas dos o tres horas validando, reuniendo datos, cavando y cavando solo para asegurarte de que tenías razón?"
Ella enfatiza que no está abogando por este enfoque cuando entrega información financiera al CEO, pero en muchas otras situaciones, confiar en su instinto en lugar de entregar una decisión durante un largo período de tiempo en su mente, puede obtener el mismo resultado, más rápido.
"La pregunta que debe hacerse es: ¿con qué frecuencia está mal mi instinto? Si la respuesta es 'no es frecuente', confíe más en su instinto y recupere más su día", dice Mann.
55 Crear una lista de tareas pendientes
Es importante poder ver el trabajo de su día en papel y evaluar lo que es vital y lo que no. "La táctica para desarrollar una Lista de tareas pendientes que identifique los elementos que se delegarán o eliminarán es separar el Qué del Cómo ", dice Davies de la Junta Alternativa. "El secreto es darte un pase, y no te preocupes por cómo vas a deshacerte de todas estas tareas; simplemente identifica el Qué sin preocuparte por el Cómo ".
56 Aprende a controlar tu mente, no al revés
Es vital ser el dueño de su propia mente y proporcionarle estructura y dirección, en lugar de dejar que su comportamiento sea dictado por las emociones del día o ceder a la dilación. "Es cierto que todos probablemente sufren de dilación", dice Lavelle.
La dilación no es solo posponer tareas y proyectos. También incluye leer correos electrónicos pero no tomar medidas al respecto o acordar una reunión que conozca no resultará en nada valioso. En su lugar, debe dividir su tiempo en bloques para escribir, revisar, responder a correos electrónicos, etc. Usar cada bloque para completar una tarea, luego pasar al siguiente, aumenta su producción.
"Establezca un sistema basado en tareas", aconseja Lavelle. "Detalla las cosas que necesitas hacer para el día y luego tómalas una por una hasta que estén listas. No tengas varias tareas al mismo tiempo". Para ayudar a mantener el control, conozca las 20 formas en que los trabajadores inteligentes se mantienen frescos mientras están bajo presión.
57 Cortar el viaje de café
Comprar su café de la mañana puede ser una rutina, pero es posible que no se dé cuenta de cuánto tiempo está perdiendo. Considere si puede ajustar sus rutinas diarias o tal vez cortar algunas de ellas por completo. "La próxima vez que vaya a tomar el café de la mañana, inicie el temporizador en su teléfono tan pronto como se desvíe para completar esa tarea", aconseja Lavelle. "Te sorprenderá que puedas retomar tu hora al eliminar esta tarea desperdiciada y pensar en el dinero que ahorrarás", dice Lavelle.
Considera hacer tu café en casa. Puede prepararlo de la manera que desee y también está ahorrando dinero que puede invertir en otro lugar. Lo más importante es que ahorra tiempo que puede usar para una tarea clave durante este bloque de tiempo matutino de alta energía. Tenemos unas 15 excelentes cafeteras que puedes usar para preparar tu cerveza de la mañana en casa
58 Plantillas de uso
"Encuentre plantillas para planes de proyectos, sus herramientas de software de gestión de proyectos, informes y más: todo ayuda a ahorrar tiempo", escribe Elizabeth Harrin en la Guía para la gestión de proyectos de A Girl. "Por ejemplo, lleva años personalizar los sitios de SharePoint para que funcionen de la manera que desea para la gestión de proyectos y carteras. Ya sea que esté administrando tareas como miembro del equipo del proyecto o un conjunto de proyectos en la Oficina de Cartera, puede ahórrese mucho tiempo mediante el uso de plantillas que extienden SharePoint más allá de lo que se ofrece listo para usar ".
59 Escribir informes sobre la marcha
Otro consejo de Harrin: en lugar de esperar hasta que se termine un proyecto para escribir un informe, comience a redactar su informe a medida que el proyecto se desarrolla. "Al final del período del informe, todavía habrá algunos bits en amarillo que deben actualizarse o eliminarse, pero la mayor parte de las actualizaciones se realizarán y no tendré dificultades para recordar qué cosas importantes sucedieron", dice Harrin.
Después de un gran proyecto, tener que buscar detalles y refrescar su memoria puede tomar una gran cantidad de tiempo que podría haberse ahorrado si solo tomara nota de las cosas tal como sucedieron.
60 Consolidar
"Saltar de un lado a otro de una actividad a otra es una gran pérdida de tiempo", escribe la organizadora profesional Ramona Creel. "Si archiva una hoja de papel, luego realiza una llamada y luego envía un correo electrónico y luego archiva otra hoja de papel, su cerebro tiene que cambiar de marcha en cada paso. En su lugar, intente completar todo un tipo de tareas antes de pasar al siguiente tarea. Realice todas sus llamadas, presente todos sus documentos y luego envíe todos sus correos electrónicos. Descubrirá que se mueve más rápido y hace más en menos tiempo cuando está en una rutina ".
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