De todas las cosas que causan una cantidad ridícula de estrés en la vida, el correo electrónico es definitivamente un problema. Y teniendo en cuenta que un estudio encontró que el 28 por ciento de la semana laboral promedio se gasta leyendo y respondiendo correos electrónicos, definitivamente es algo que vale la pena tratar de descubrir cómo manejarlo mejor. Ya sea que los correos electrónicos nocturnos de su jefe lo lleven por la pared o solo la gran cantidad de correos electrónicos que obstruyen su bandeja de entrada en general, aquí hay 27 formas en que puede comenzar a ser un usuario de correo electrónico sin estrés en este momento. Y para conocer más formas de dominar este arte con el que todos estamos comprometidos todos los días, consulte los 17 Genius Hacks de correo electrónico que mejorarán su vida.
1 Darse de baja. Darse de baja Darse de baja
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Ya recibe un montón de correos electrónicos de personas que conoce, por lo que todos los correos electrónicos que llegan de tiendas, publicaciones en línea y otros lugares al azar solo están abarrotando su bandeja de entrada aún más. Revisa y cancela la suscripción a los lugares que no te interesan. Y si hay muchos para manejar por su cuenta, use un servicio como Unroll.me que puede ayudarlo a eliminar su bandeja de entrada de cientos de suscripciones estresantes en minutos.
2 Manténgase fuera de línea durante las vacaciones.
Vacaciones significa no tener que escuchar una sola solicitud suya, incluso en forma de correo electrónico. Entonces, ¿por qué sigues revisando durante tu tiempo libre? En el momento en que salga para su viaje, encienda un mensaje fuera de la oficina para cualquier persona que envíe algo a su manera, y no se atreva a pensar en registrarse. Claro, los gerentes no son exactamente los mejores para darles a sus empleados espacio cuando están fuera del reloj, pero tiene todo el derecho de disfrutar de su correo electrónico vacante y sin estrés. Desintoxicación digital, aquí tienes. Y para obtener formas más sorprendentes de aprovechar al máximo su correo electrónico, consulte las 15 formas en que está escribiendo correos electrónicos incorrectos.
3 Vaya lápiz y papel.
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A veces, ser un usuario de correo electrónico sin estrés significa alejarse de la tecnología y tomar un buen bolígrafo y papel. Según una investigación de la Harvard Business School, anotar una "lista de respuestas" de los correos electrónicos entrantes que debe abordar puede ayudarlo a superarlos de manera más efectiva. Una vez que haya hecho su lista, responda a lo que realmente necesita responder y olvide el resto.
4 Use la función "Respuesta inteligente" de Gmail.
5 Limite su correo electrónico a un dispositivo.
En estos días, tiene acceso a su correo electrónico donde quiera que vaya: su computadora portátil, su teléfono, su tableta y su reloj inteligente (si sabe, tiene uno de esos). Sí, son muchas notificaciones. Una encuesta del Future Work Center encontró que aquellos que recibieron correos electrónicos en sus dispositivos tenían niveles más altos de estrés: son demasiados datos para que una persona los maneje y aún se mantenga cuerdo. En su lugar, intente revisar su correo electrónico solo en un dispositivo, no en todos. Y para obtener más formas de dominar este arte cotidiano, no se pierda los 15 correos electrónicos comerciales abiertos en frío que lo diferencian.
6 Solo revise su correo electrónico en ciertos momentos.
7 Y definitivamente no lo revises en la mañana o en la noche.
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La tecnología permite que las personas trabajen las 24 horas del día, los 7 días de la semana, si lo desean: realmente nunca tiene que apagarse. Sin embargo, definitivamente es bueno mantener partes de su día sin correo electrónico. Según la gente del Future Work Center, los participantes de la encuesta dijeron que revisar sus mensajes en la mañana o más tarde en la noche aumentó sus niveles de estrés. ¿Y cómo no? Estás viendo cosas que solo generan más presión por parte de tu jefe, tus conocidos y todos los demás en tu vida. Al apagar, finalmente te darás la oportunidad de revitalizarte.
8 Complete el campo "hasta" al final.
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¿Cuántas veces ha enviado un correo electrónico antes de estar listo para enviarlo? ¿O se dio cuenta de que cometió un error después de tocar ese botón? Como cualquiera puede atestiguar, no es un buen sentimiento. Gmail tiene una función de "Deshacer" que le permite, por un corto tiempo, "enviar" correos electrónicos, pero hay una manera fácil de evitar contratiempos en primer lugar. Hasta que su correo electrónico esté corregido y listo, deje el campo "Para" vacío. Luego, cuando esté listo para enviar, puede escribir el nombre del destinatario y enviar su correo electrónico sin que nada salga mal.
9 No deje su correo electrónico abierto todo el día.
Si eres el tipo de persona que siempre tiene su correo electrónico abierto y constantemente distrae mis mensajes entrantes, deja de usar ese hábito de inmediato. Según los datos de la encuesta de Future Work Center, aquellos que miran su correo electrónico durante todo el día experimentaron más presión por parte de dichos correos electrónicos. Por lo tanto, mantenga sus registros al mínimo para reducir su estrés.
10 Revise su bandeja de entrada en orden.
Es común revisar su bandeja de entrada en busca de los correos electrónicos de mayor prioridad para responder primero, pero según el escritor Brian Christian, eso terminará siendo una gran pérdida de tiempo. En cambio, dice que comience en la parte superior y luego descienda, decidiendo qué necesita respuesta y qué no hasta que llegue al final.
11 Establecer una parada difícil.
Decir que no revisará su correo electrónico por la noche podría funcionar, pero ¿sabe qué funciona aún mejor? Establecer un tiempo de corte real que ya no puede escanear a través de su bandeja de entrada. En lugar de dejar la regla tan abierta, tener un momento exacto para cerrar y disfrutar de su noche sin correo electrónico hace una gran diferencia en sus niveles de estrés. Y para obtener más formas de eliminar el estrés y eliminar la tecnología, aprenda las 20 formas geniales de matar el tiempo sin un teléfono inteligente.
12 notificaciones de silencio.
No importa cuántas veces configure para revisar su correo electrónico a lo largo del día, nunca debería tener esas notificaciones. Seamos realistas: ver esos pings aparecer sin duda todavía te estresará. Simplemente apagarlos y mantener su computadora de escritorio y teléfono un poco más silenciosos hace toda la diferencia en su bienestar.
13 Mantenga su bandeja de entrada limpia y organizada.
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Al igual que mantendría limpio su espacio de trabajo, también desea mantener su bandeja de entrada ordenada. Según una investigación de la Universidad de Michigan, una forma de ayudar a controlar el estrés del correo electrónico es aprovechar algunos de los organizadores internos disponibles en su bandeja de entrada. Cree carpetas para organizar sus correos electrónicos por categoría, etiquete y priorice sus correos electrónicos, y configure filtros para organizar los correos electrónicos a medida que entran en su bandeja de entrada.
14 No lea correos electrónicos el fin de semana.
Si no se siente como si estuvieras trabajando durante el fin de semana si simplemente estás atento a los correos electrónicos que ingresan, pero al hacerlo, no te estás permitiendo realmente cerrar y recargar energías para la próxima semana. Si la tentación siempre está ahí, simplemente elimine su aplicación de Gmail de su teléfono el viernes después del trabajo y vuelva a colocarla el lunes. (Los tiempos desesperados requieren medidas desesperadas). O bien, configure un servicio que pause su bandeja de entrada.
15 Pausa tu bandeja de entrada.
Para pausar su bandeja de entrada, use una herramienta como Pausa de la bandeja de entrada, que funciona tanto para Gmail como para Outlook. Básicamente, evita que ingresen nuevos correos electrónicos hasta que decida permitirlos nuevamente. Ya sea durante el día cuando intentas disfrutar tus fines de semana, seguramente te dará tranquilidad.
16 Aproveche los servicios organizados por correo electrónico.
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Si solo mirar en tu bandeja de entrada te hace sentir abrumado por los cientos de correos electrónicos sin abrir que aún no has recibido, utiliza un servicio como Sane Box. Le ayuda a limpiar su bandeja de entrada y organizar lo que hay allí, colocando correos electrónicos importantes donde puede verlos, enviando correos electrónicos que distraen a una carpeta que puede ver más tarde y colocando boletines y suscripciones en un solo lugar. Básicamente, se convertirá en tu mejor amiga para combatir el estrés. Y para obtener más formas de escapar de la pistola de estrés tecnológico, aprenda las 20 formas en que las redes sociales nos estresan.
17 Ordena tu bandeja de entrada a través de la aplicación.
Una de las formas más fáciles de organizar su bandeja de entrada es hacerlo a través de Sortd, que le permite diseñar todo lado a lado. Con su bandeja de entrada a la izquierda y las listas de categorías a la derecha, puede arrastrar correos electrónicos a diferentes secciones personalizables, como "hacer" y "completar", para que pueda obtener una imagen menos estresante en su bandeja de entrada.
18 No duermas con BCC.
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¿Alguna vez te has visto atrapado en una red de correos electrónicos con los que no querías absolutamente nada que ver? A veces, si haces una presentación entre dos personas, terminas en su hilo de por vida y sigues recibiendo pings sobre cosas que no se aplican a ti en absoluto. Si alguna vez eres una de las personas en la ida y vuelta, ahorra algo de estrés a la tercera rueda y muévela a BCC (la "copia oculta") después de la introducción. Y si eres el que está atrapado en la locura, pregunta si las otras personas del grupo pueden agregarte a BCC para mantenerte fuera del círculo.
19 Habla con tu jefe.
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Si no saber qué expectativas tiene su jefe sobre responder correos electrónicos después de horas le está estresando, hable con ellos sobre lo que están buscando en los tiempos de respuesta, dicen investigadores de la Universidad Estatal de Michigan. Esperemos que valoren el equilibrio entre el trabajo y la vida y no esperen que les contacte sobre las cosas tarde por la noche o durante los fines de semana, lo que le permite relajarse por completo cuando está fuera de servicio. Y si quieres asegurarte de que la convo va bien, prepárate deshilachándote en los 15 signos de que tu jefe es un psicópata.
20 Tómate unas "vacaciones por correo electrónico".
A veces puede ser realmente difícil hacer las cosas solo sabiendo que su correo electrónico está allí esperando que lo escanee. Si necesita tiempo ininterrumpido para trabajar en un proyecto, dígale a su equipo que se va de vacaciones por correo electrónico, desconectándose durante medio día para concentrarse y hacer su trabajo, sugiera investigadores de la Universidad de Michigan.
21 Mantenga las cosas organizadas por fecha límite.
22 Usa la regla de los 3 segundos
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No, esta regla no tiene nada que ver con la comida que se cae al suelo. Según John M. Grohol, Psy.D., las personas pierden mucho tiempo tratando de averiguar qué hacer con ciertos correos electrónicos. En cambio, ese proceso no debería tomar más de tres segundos. Para mantener bajos sus niveles de estrés, decida rápidamente si desea responder, eliminar, archivar o guardar un correo electrónico para más adelante. Puede parecer una decisión apresurada, pero te ayudará a revisar tu bandeja de entrada mucho más rápido.
23 Use la función de programación.
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A veces, cuando algo no es urgente, no tiene ganas de enviar correos electrónicos de ida y vuelta al respecto de inmediato. En lugar de eso, libérese del estrés escribiéndolo y programándolo para enviarlo unos días después, recomiende personas de la Harvard Business School. De esa manera, se lo quita del pecho, pero aún tiene algo de tiempo antes de tener que lidiar con eso nuevamente.
24 Cambie los correos electrónicos "no leídos" a "leídos" a granel
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Una vez que llegue a una cierta cantidad de correos electrónicos no leídos, no hay vuelta atrás: nunca podrá abrirlos y, con toda honestidad, probablemente ya haya abordado los que eran súper importantes de todos modos. Para disminuir el estrés que surge al ver aparecer "3, 478 correos electrónicos no leídos" todos los días, cámbielos para que se lean en bloque. Cada sistema de correo electrónico es diferente, pero el proceso generalmente es bastante fácil. (También puede eliminarlos a granel, pero eso podría ser aún más estresante sabiendo que simplemente… se han ido).
25 Mantener una división trabajo-personal.
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Es difícil mantener las cosas claras cuando tiene sus correos electrónicos personales y de trabajo en un solo lugar. Según la experta en productividad Paula Rizzo, es por eso que debe esforzarse al máximo para mantenerlos separados. "De esa manera, tendrás una mentalidad diferente cuando revises cada uno de ellos. Hace que sea mucho más fácil administrar cuando conoces los tipos de correos electrónicos que verás incluso antes de abrir tu bandeja de entrada. También hace que la priorización sea mucho más fácil"., " ella dice.
26 Siéntase libre de ignorar ciertos correos electrónicos.
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Puede parecer aterrador ignorar los correos electrónicos, pero lo creas o no, no todo debe ser respondido. Si lo tomas de los investigadores de la Harvard Business School, es una manera fácil de deshacerte del estrés: si algo es tan importante, es algo que volverá a surgir.
27 No resuelva conflictos por correo electrónico.
Hacer un duelo por correo electrónico puede sonar mucho mejor que hacerlo cara a cara, pero nunca termina bien. Según una investigación de la Universidad de Michigan, es una mala idea resolver conflictos en su bandeja de entrada y al final solo le causará más estrés. En su lugar, reúnete en persona o llámalos para que las cosas se manejen de una manera más efectiva. Y para obtener una sabiduría de oficina más sorprendente, aprenda los 60 mejores trucos de productividad de 60 segundos.
